Možná si myslíte, že objemné a hlučné faxy jsou minulostí. Žijeme ve světě cloudového úložiště a digitálních podpisů. Některá odvětví se jich ale odmítají vzdát. Právní smlouvy. Lékařské informace. PR V těchto odvětvích není faxování jen metodou. Toto je požadavek.
Dobrá zpráva? K odeslání již nepotřebujete fyzické zařízení. Stolní faxové služby nahradily hardware softwarem. Odesílejte a přijímejte faxy přímo z počítače. Žádné uvíznutí papíru. Toner nefunguje. Vyhrazená telefonní linka nemusí zabírat místo na vašem stole.
Internetový fax. Je to řízená služba, která stírá hranice mezi analogovým vysíláním a digitálním komfortem. Namísto nákupu modemů a serverů si službu objednejte u poskytovatele třetí strany. Dělají konverzi. Vaším úkolem je zajistit doručení.
Tři prvky internetového faxu
Chcete-li začít s Internet Fax, potřebujete jen několik věcí. Na rozdíl od minulosti není potřeba žádné speciální vybavení. Vše, co potřebujete:
- Počítač s e-mailovým programem (nebo mobilním zařízením).
- Připojení k internetu.
- Registrace ve službě internetového faxu.
To je vše. Žádný faxmodem. Žádná linka T1. Pouze standardní nastavení e-mailu.
Odeslání faxu e-mailem
Postup je překvapivě jednoduchý. Služba převádí e-maily na faxy, takže jako kontakt pro e-mail stačí zacházet s číslem příjemce faxu.
- Otevřete svůj e-mailový program.
- Vytvořte novou zprávu.
- Zadejte faxové číslo příjemce (obvykle jako e-mailovou adresu nebo ve formátu konkrétní_číslo@poskytovatel.com).
- Připojte své dokumenty.
Podporované standardní formáty: Microsoft Word, PDF soubory a naskenované obrázky. Jakýkoli soubor, který lze připojit k e-mailu, lze odeslat faxem.
Přijímat faxy do počítače
Proces přijímání funguje obráceně. Vzdálení odesílatelé používají tradiční faxy. Zavolají na vámi uvedené číslo.
Proces vypadá takto:
- Poskytovatelé internetových faxových služeb poskytují svá vlastní faxová čísla (bezplatná nebo místní).
- Odesílatel vybere číslo a klikne na „Odeslat“.
- Poskytovatel služeb přijímá analogové signály.
- Služba převádí faxová data na digitální soubory.
- Poskytovatel pošle e-mail s přílohou do vaší poštovní schránky.
Otevřete svůj e-mail. Čtení faxu. To je vše.
Fax z mobilního telefonu
Jediná aplikace, kterou potřebujete, je e-mail, takže nemusíte sedět u stolu. Pokud můžete odesílat e-maily z přenosného zařízení, můžete odeslat fax. To zahrnuje smartphony a PDA. Na technologii nezáleží, kde se nacházíte, pokud máte datové připojení.
Téměř každé PDA můžete proměnit v přenosný fax, včetně BlackBerry, Treo, PocketPC a Palm. V průmyslu se tomu říká „mobilní fax“. Není to magie. Je to jen e-mail s kroky navíc.
Aby se tak stalo, musí se stát tři věci. Nejprve potřebujete aktivní připojení k internetu. Za druhé, vaše zařízení musí být schopno odesílat a přijímat e-maily. Za třetí, musíte si předplatit službu internetového faxu. To je vše.
Připojování vašeho zařízení
V minulosti bylo připojení mobilních zařízení k síti obtížné. Nyní je to běžné. Existuje několik způsobů, jak připojit PDA.
Některé starší modely mají stále tradiční modemy. Připojte se k telefonní lince nebo mobilnímu telefonu pro vytáčené připojení. Je to velmi pomalé. Toto je zastaralá technologie. Ale je to užitečné, pokud uvíznete ve vzdálené kabině pouze s pevnou linkou.
Většina PDA se synchronizuje s vaším stolním počítačem. Připojte zařízení k dokovací stanici. Můžete použít dokovací stanici nebo přímé připojení USB. Pokud je váš počítač připojen k síti, je připojeno i vaše PDA. Toto je nejběžnější způsob připojení používaný uživateli. Není to zrovna „přizpůsobivé pro mobily“, ale umožňuje, aby bylo vaše zařízení vždy připraveno k použití.
Špičková zařízení využívají mobilní sítě. Připojují se prostřednictvím bezdrátové širokopásmové sítě (WAN) provozované telekomunikačními operátory. Platit za přenos dat. Odesílejte faxy z kavárny.
Nové modely jsou vybaveny Wi-Fi kartami. Připojují se k bezdrátové místní síti (LAN). Přijedete na letiště. Najdete přístupový bod. Jste online. Je to stejný zážitek jako při používání notebooku.
Po připojení je proces stejný jako při odesílání faxu ze stolního počítače. Nemusíte měnit své návyky. Potřebujete jen správný software.
Hlavní výhoda: odeslání faxu tiskem
proč to dělat? Rychlost, samozřejmě. Hlavní výhodou je ale zaslání faxu s razítkem.
Jste v hotelu. Potřebuji odeslat soubor klientovi. Nemám tiskárnu. Hotelový fax nemá ovladače. Mám PDA a mobilní signál.
Zde je návod, jak tento problém vyřešit.
- Vezměte dokument do svého PDA.
- Pošlete e-mail sobě nebo přímo na faxové číslo příjemce.
- Internetové faxové služby převádějí e-maily na faxové přenosy.
- Místní fax to vytiskne.
Bude to trvat několik sekund. Není potřeba velkých mobilních tiskáren. Není potřeba instalovat žádné ovladače. Nemusíte hádat, které porty vaše zařízení používá. Stačí poslat email. O zbytek se postará služba.
Tato funkce změní váš pracovní postup. Obchodní manažeři, kteří nikdy nevidí kancelář, mohou uzavírat obchody na cestách. Konzultanti již nemusí nosit fyzický fax k podepisování smluv. To je svoboda. Je to také „cheat kód“ pro starší komunikační systémy.
Tradiční faxy jsou odolné. Potřebují papír. Požadují intimitu. Internetové faxování tato omezení eliminuje.
Proč přejít z tradičního faxu?
Pokud jste nikdy nevyzkoušeli internetový fax, možná se ptáte, proč byste měli přejít. Důvod je praktický.
- Cena. Už nemusíte platit za dálkové hovory, abyste mohli odesílat faxy. Za službu platíte pevný měsíční poplatek.
- Spolehlivý. Na cestách vám neuniknou žádné faxy. Přijdou na váš e-mail. Můžete si je přečíst kdekoli.
- Integrace. Váš fax je ve vaší poštovní schránce. Lze jej archivovat, vyhledávat a přeposílat jako jakýkoli jiný dokument.
Tato technologie není nová. Novinkou je jeho implementace.
Lidé jsou unavení z nošení těžkých aut. Už je nebaví čekat na „písknutí“ potvrzující zásilku. Chtějí, aby jejich nástroje fungovaly, i když nejsou u svého stolu.
Mobilní fax to poskytuje. Proměňte svůj kapesní počítač v komunikační centrum.
Proč vám přechod na internetový fax může skutečně ušetřit peníze
Pokud stále používáte tradiční fax připojený k měděné telefonní lince, můžete utrácet peníze za poplatky za meziměstské hovory. Pokud odešlete fax mimo oblast pokrytí, vždy se to počítá jako hovor. Platíte za dobu připojení, hluk, rušení a plýtvání.
Internetový fax zcela eliminuje dráty. Vyhněte se nákladům na vybavení, telefonní linky a poplatky za stránku. Místo toho zaplatíte malý jednorázový poplatek za nastavení a poté paušální měsíční poplatek. Tento poplatek je obvykle založen na maximálním počtu faxů, které plánujete odeslat. To se očekává. Má své limity. Před začátkem měsíce přesně víte, jaké budou vaše režijní náklady.
Nepotřebujete kupovat, instalovat ani udržovat fyzický fax. Na nákup tonerových kazet nebo odstranění uvíznutého papíru si nemusíte najímat IT oddělení. Vybavení je problém někoho jiného.
Odeslání faxu prostřednictvím existujícího e-mailu
Moderní internetová faxová spojení jsou často neviditelná. Není potřeba žádný nový software. Nemusíte se učit složité systémy digitální archivace. Většina služeb se integruje přímo s e-mailovými aplikacemi, které zaměstnanci používají každý den.
Zadejte faxovou adresu do e-mailového programu. Připojte soubor. Klikněte na “Odeslat”. Příjemci je doručena jako fax.
Pracovní postup napodobuje běžný e-mail, takže není třeba žádné školení. Zaměstnanci nemusí rozumět protokolům řízení přenosu nebo principům modulace signálu. Potřebují jen vědět, jak poslat e-mail. Tím se snižuje tření. Proces se zrychlí. Odstraňuje bariéru pro ty, kteří nenávidí odesílání faxů.
Výhody zabezpečení informací a soukromí
Tradiční faxy jsou známé úniky dat. Papírové faxy jsou na výstupním zásobníku. Čekají tam. Každý kolemjdoucí si je může vzít. Nezáleží na tom, zda byly zaslány vám nebo vaší konkurenci. Jen tam leží, zranitelní zvědavýma očima, dokud je někdo nevezme.
Internetový fax tuto fyzickou zranitelnost eliminuje. Odesílá se přímo na e-mailový účet příjemce. Během přenosu jsou šifrovány. Jsou uloženy digitálně, dokud je neotevře zamýšlený příjemce. Ve sdílené kanceláři nezůstane na stole žádná papírová stopa. Žádný náhodný přístup pro administrativní asistenty, návštěvníky nebo neopatrné kolegy.
Ušetřete peníze za vybavení. Ušetřete peníze za IT podporu. Ušetřete čas na tréninku.
Praktické výhody digitalizace
Kromě úspor a bezpečnosti je zde absolutní pohodlí, kdy už nikdy nebudete muset jednat s faxem. Vzpomeňte si, kdy jste se naposledy pokusili odeslat fax. Došel toner? Byla linka obsazená? Uvízl v přístroji papír?
Internetový fax tyto problémy snadno vyřeší. Neexistují žádné náhradní tonerové kazety. Není zde žádný obsazovací signál, na který by se dalo čekat. Neexistují žádné kódy „chyby stroje“, které by bylo možné dešifrovat.
Už žádné ztráty faxu ve stohu dokumentů. Digitální faxy lze prohledávat. Jsou opatřeny časovým razítkem. Jsou uloženy ve vaší poštovní schránce pro budoucí použití. Nikdy nevyblednou. Žádné skvrny od kávy. Nejsou náhodně vyhozeny do koše.
Další funkce a nástroje
Většina internetových faxových služeb nabízí webové rozhraní nebo portál. To vám umožní spravovat svůj účet, prohlížet odeslané a přijaté dokumenty a konfigurovat pokročilá nastavení. Vy
