Man könnte meinen, dass die großen, beliebten Faxgeräte verschwunden wären. Wir leben in einer Welt der Cloud-Speicherung und digitalen Signaturen. Doch einige Branchen weigern sich, loszulassen. rechtsgültiger Vertrag. Gesundheitsinformationen. PR. In diesen Branchen ist Faxen mehr als nur eine Methode. Dies ist eine Voraussetzung.
Gute Nachrichten? Für den Versand wird kein physischer Rechner mehr benötigt. Desktop-Faxdienste ersetzten Hardware durch Software. Senden und empfangen Sie Faxe direkt von Ihrem Computer. Keine Papierstaus. Der Toner funktioniert nicht. Eine eigene Telefonleitung muss nicht unbedingt Ihren Schreibtisch beanspruchen.
Internet-FAX. Es handelt sich um einen verwalteten Dienst, der die Lücke zwischen analogem Rundfunk und digitalem Komfort schließt. Anstatt Modems und Server zu kaufen, bestellen Sie bei einem Drittanbieter. Sie kümmern sich um die Konvertierung. Es liegt in Ihrer Verantwortung zu liefern.
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Die drei Elemente von Internet-Fax
Sie benötigen nur ein paar Dinge, um mit Internetfax loszulegen. Im Gegensatz zu früher ist keine spezielle Ausrüstung erforderlich. Alles was Sie brauchen ist:
- Ein Computer mit einem E-Mail-Programm (oder mobiles Gerät).
- Internetverbindung.
- Registrieren Sie sich für den Internet-Fax-Dienst.
das ist es. Es gibt kein Faxmodem. Es gibt keine T-Linie. Nur Standard-E-Mail-Einstellungen.
Versenden eines Faxes per E-Mail
Der Prozess ist überraschend einfach. Der Dienst wandelt E-Mails in Faxe um, sodass Sie sich nur noch den Empfänger des Faxes als Ansprechpartner der E-Mail vorstellen müssen.
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm.
- Erstellen Sie eine neue Nachricht.
- Die an den Empfänger gesendete Faxnummer (normalerweise als E-Mail-Adresse oder in Form einer bestimmten [email protected]).
- Fügen Sie Ihre Unterlagen bei.
Unterstützte Standardformate: Microsoft Word -Dateien, PDF und gescannte Bilder. Alles, was an eine E-Mail angehängt werden kann, kann gefaxt werden.
Empfangen Sie Faxe auf Ihrem Computer
Der Empfang funktioniert umgekehrt. Remote-Absender verwenden herkömmliche Faxgeräte. Sie werden die von Ihnen angegebene Nummer anrufen.
Dies ist der Prozess:
- Internet-Faxdienstanbieter bieten ihre eigenen Faxnummern an (gebührenfrei oder lokal).
- Der Absender wählt eine Nummer aus und drückt auf Senden.
- Der Dienstanbieter empfängt analoge Signale.
・Ein Dienst, der Faxdaten in digitale Dateien umwandelt. - Der Dienstanbieter sendet eine E-Mail als Anhang an Ihr Postfach.
Sie öffnen Ihre E-Mail. Ich habe das Fax gelesen. So einfach ist das.
Handy-Fax
Die einzige App, die Sie benötigen, ist E-Mail, sodass Sie nicht an Ihrem Schreibtisch festsitzen müssen. Wenn Sie E-Mails von Ihrem Handheld aus senden können, können Sie auch ein Fax senden. Dazu gehören Smartphones und PDAs. Technologie spielt keine Rolle, wo Sie sich befinden, solange Sie über eine Datenverbindung verfügen.
Sie können fast jeden PDA in ein tragbares Faxgerät verwandeln, einschließlich BlackBerry, Treo, PocketPC und Palm. Die Branche nennt dies „mobiles Fax“. Das ist keine Zauberei. Es handelt sich lediglich um eine E-Mail mit zusätzlichen Schritten.
Damit es funktioniert, müssen drei Dinge passieren. Zunächst benötigen Sie eine aktive Internetverbindung. Als nächstes muss Ihr Gerät in der Lage sein, E-Mails zu senden und zu empfangen. Drittens müssen Sie einen Internet-Faxdienst abonnieren. Das ist es.
Verbinden Sie Ihr Gerät
In der Vergangenheit war es schwierig, mit einem mobilen Gerät online zu gehen. Mittlerweile ist es alltäglich. Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen PDA anzuschließen.
Einige ältere Modelle verfügen noch über herkömmliche Modems. Stellen Sie eine Verbindung zu einem Telefonanschluss oder Mobiltelefon und zur Einwahl her. Es ist sehr langsam. Es ist ein Vermächtnis. Aber es ist nützlich, wenn Sie in einer abgelegenen Hütte festsitzen und nur über einen Festnetzanschluss verfügen.
Die meisten PDAs werden mit Ihrem Desktop-Computer synchronisiert. Docken Sie Ihr Gerät an. Sie können eine Dockingstation oder eine direkte USB-Verbindung verwenden. Wenn Ihr Computer online ist, ist auch Ihr PDA online. Dies ist die von Benutzern am häufigsten verwendete Verbindungsmethode. Es ist nicht wirklich „mobil“, aber es hält Ihr Gerät einsatzbereit.
High-End-Geräte nutzen Mobilfunknetze. Sie verbinden sich über ein drahtloses Weitverkehrsnetzwerk (WAN), das von den Netzbetreibern unterhalten wird. Bezahlen Sie für Daten. Senden Sie ein Fax vom Café aus.
Neuere Modelle verfügen über eine WLAN-Karte. Diese stellen eine Verbindung zum drahtlosen lokalen Netzwerk (LAN) her. Sie kommen am Flughafen an. Sie finden einen Hotspot. Du bist online. Es ist die gleiche Erfahrung wie bei der Verwendung eines Laptops.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, ist der Vorgang derselbe wie beim Desktop-Faxen. Sie brauchen keine neuen Gewohnheiten. Sie benötigen lediglich die richtige Software.
Der wahre Vorteil: Print-to-Fax
Warum sich die Mühe machen? Geschwindigkeit natürlich. Der größte Vorteil ist jedoch Print to Fax.
Du bist im Hotel. Ich muss eine Datei an einen Kunden senden. Ich habe keinen Drucker. Das Faxgerät des Hotels verfügt über keinen Treiber. Ich habe PDA und Handyempfang.
So ist das Problem gelöst.
- Nehmen Sie das Dokument auf Ihren PDA.
- Senden Sie eine E-Mail an sich selbst oder direkt an die Faxnummer des Empfängers.
- Internetfaxdienste wandeln E-Mails in Faxübertragungen um.
- Das lokale Faxgerät druckt es aus.
Dies wird einige Sekunden dauern. Es sind keine großen mobilen Drucker erforderlich. Es müssen keine Treiber installiert werden. Sie müssen nicht raten, welche Ports Ihr Computer verwendet. Schicken Sie einfach eine E-Mail. Den Rest erledigt der Service.
Diese Funktion wird Ihre Arbeitsweise verändern. Vertriebsmitarbeiter, die das Büro nie sehen, können unterwegs Geschäfte abschließen. Berater müssen kein physisches Faxgerät mehr bei sich tragen, um Verträge zu unterzeichnen. Es ist Freiheit. Dies ist auch ein Cheat-Code für die Legacy-Kommunikation.
Herkömmliche Faxgeräte sind starr. Sie brauchen Papier. Sie fordern Nähe. Durch Internetfax werden diese Einschränkungen aufgehoben.
Warum vom herkömmlichen Faxen wechseln?
Wenn Sie noch nie Internetfaxen ausprobiert haben, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie umsteigen sollten. Der Grund ist praktisch.
- Kosten. Sie müssen für den Faxversand keine Ferngespräche mehr bezahlen. Sie zahlen eine feste monatliche Servicegebühr.
- **Zuverlässigkeit. ** Sie verpassen keine Faxe, wenn Sie unterwegs sind. Sie gehen zu Ihrer E-Mail. Sie können es überall lesen.
- **Integration. ** Ihr Fax befindet sich in Ihrem Postfach. Es kann wie jedes andere Dokument archiviert, durchsucht und weitergeleitet werden.
Diese Technologie ist nicht neu. Die Adoption ist.
Die Menschen haben es satt, schwere Maschinen mit sich herumzuschleppen. Sie haben es satt, auf den „Piepton“ zu warten, der einen Versand bestätigt. Sie möchten, dass ihre Werkzeuge auch dann funktionieren, wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen.
Mobiles Faxen bietet genau das. Verwandeln Sie Ihren Taschencomputer in einen Kommunikationsknotenpunkt.
Warum Sie durch die Umstellung auf Internetfax tatsächlich Geld sparen können
Wenn Sie immer noch ein herkömmliches Faxgerät verwenden, das an eine Kupfertelefonleitung angeschlossen wird, verschwenden Sie möglicherweise Geld für Ferngesprächsgebühren. Wenn Sie ein Fax außerhalb Ihres Gebiets versenden, zählt es immer als Anruf. Sie zahlen für Verbindungszeit, Lärm, statische Aufladung und Abfall.
Durch Internetfaxen entfällt das Kabel vollständig. Vermeiden Sie Hardware-, Telefonleitungs- und Seitengebühren. Stattdessen zahlen Sie eine geringe einmalige Einrichtungsgebühr und anschließend eine feste monatliche Gebühr. Diese Gebühr richtet sich in der Regel nach der maximalen Anzahl der Faxe, die Sie versenden möchten. Das ist wie erwartet. Es hat seine Grenzen. Sie wissen genau, wie viel Overhead Sie haben, bevor der Monat beginnt.
Sie müssen kein physisches Faxgerät kaufen, installieren oder verwalten. Sie müssen kein IT-Personal einstellen, um Tonerkartuschen aufzubewahren oder Papierstaus zu beseitigen. Hardware ist das Problem eines anderen.
Senden Sie ein Fax über eine vorhandene E-Mail
Moderne Internet-Faxverbindungen sind oft unsichtbar. Es ist keine neue Software erforderlich. Sie müssen keine komplexen digitalen Ablagesysteme erlernen. Die meisten Dienste lassen sich direkt in die E-Mail-Anwendungen integrieren, die Mitarbeiter täglich nutzen.
Geben Sie die Faxadresse in Ihr E-Mail-Programm ein. Hängen Sie die Datei an. Klicken Sie auf „Senden“. Die Zustellung erfolgt als Fax an den Empfänger.
Der Workflow ahmt normale E-Mails nach, sodass keine Schulung erforderlich ist. Die Mitarbeiter müssen weder Übertragungssteuerungsprotokolle noch die Funktionsweise der Signalmodulation verstehen. Sie müssen nur wissen, wie man eine E-Mail sendet. Dadurch wird die Reibung verringert. Der Prozess ist schneller. Es beseitigt die Zugangsbarriere für diejenigen, die das Faxen hassen.
Vorteile für Informationssicherheit und Datenschutz
Herkömmliche Faxe sind für Datenlecks berüchtigt. Papierfaxe liegen im Ausgabefach. Da wartet es. Jeder, der vorbeikommt, kann es abholen. Es spielt keine Rolle, ob es an Sie oder Ihren Konkurrenten gesendet wurde. Es bleibt einfach da und ist anfällig für neugierige Blicke, bis jemand es aufhebt.
Internet-Fax beseitigt diese physische Schwachstelle. Es wird direkt an das E-Mail-Konto des Empfängers gesendet. Diese werden bei der Übertragung verschlüsselt. Diese werden digital gespeichert, bis sie vom vorgesehenen Empfänger geöffnet werden. Auf dem Tisch im Gemeinschaftsbüro bleibt keine Papierspur zurück. Kein versehentlicher Kontakt mit Verwaltungsassistenten, Besuchern oder unvorsichtigen Kollegen.
Sparen Sie Geld bei der Ausrüstung. Sparen Sie Geld beim IT-Support. Sparen Sie Zeit beim Training.
Praktische Vorteile der Digitalisierung
Neben den Kosten und der Sicherheit gibt es auch den absoluten Komfort, nie wieder mit einem Faxgerät hantieren zu müssen. Denken Sie an den letzten Versuch, ein Fax zu senden. Der Toner geht Ihnen aus? War die Leitung besetzt? Ist die Maschine blockiert?
Internet-Fax kann diese Probleme leicht lösen. Es gibt keine austauschbaren Tonerkartuschen. Es gibt keine Besetztzeichen, auf die man warten muss. Es müssen keine „Maschinenfehler“-Codes dekodiert werden.
Sie verlieren Ihr Fax nicht mehr in einem Stapel von Dokumenten. Digitale Faxe sind durchsuchbar. Es ist mit einem Zeitstempel versehen. Es wird zur späteren Bezugnahme in Ihrem Posteingang gespeichert. Es verblasst nie. Keine Kaffeeflecken mehr. Es landet nicht versehentlich im Müll.
Zusätzliche Funktionen und Tools
Die meisten Internet-Faxdienste bieten eine Weboberfläche oder ein Webportal. Auf diese Weise können Sie Ihr Konto verwalten, gesendete und empfangene Dokumente anzeigen und erweiterte Einstellungen konfigurieren. Du
