Se podría pensar que las máquinas de fax grandes y calientes desaparecerían. Vivimos en un mundo de almacenamiento en la nube y firmas digitales. Pero algunas industrias se niegan a dejarlo ir. contrato jurídico. Información de salud. PR. En estas industrias, el envío de faxes es más que un simple método. Este es un requisito.
¿Albricias? Ya no se necesita una máquina física para enviar. Los servicios de fax de escritorio reemplazaron el hardware por software. Envíe y reciba faxes directamente desde su computadora. Sin atascos de papel. El tóner no funciona. Una línea telefónica exclusiva no tiene por qué ocupar su escritorio.
FAX por Internet. Es un servicio administrado que cierra la brecha entre la transmisión analógica y la conveniencia digital. En lugar de comprar módems y servidores, solicítelos a un proveedor de servicios externo. Ellos se encargan de la conversión. Es tu responsabilidad entregarlo.
Los tres elementos del fax por Internet
Sólo necesita algunas cosas para comenzar a utilizar Fax por Internet. A diferencia de antes, no se requiere ningún equipo especial. Todo lo que necesitas es:
- Una computadora con un programa de correo electrónico (o dispositivo móvil).
- Conexión a Internet.
- Regístrese para el servicio de fax por Internet.
eso es todo. No hay módem de fax. No hay línea T. Solo configuración de correo electrónico estándar.
Envío de un fax por correo electrónico
El proceso es sorprendentemente sencillo. El servicio convierte correos electrónicos en faxes, por lo que sólo necesita pensar en el destinatario del fax como la persona de contacto del correo electrónico.
- Abra su programa de correo electrónico.
- Crear un nuevo mensaje.
- El número de fax enviado al destinatario (normalmente como dirección de correo electrónico o en forma de número específico@proveedor.com).
- Adjunte sus documentos.
Formatos estándar admitidos: archivos Microsoft Word, PDF e imágenes escaneadas. Todo lo que se pueda adjuntar a un correo electrónico se puede enviar por fax.
Reciba faxes en su computadora
La recepción funciona al revés. Los remitentes remotos utilizan máquinas de fax tradicionales. Llamarán al número que proporcionaste.
Este es el proceso:
- Los proveedores de servicios de fax por Internet ofrecen sus propios números de fax (gratuitos o locales).
- El remitente selecciona un número y presiona enviar.
- El proveedor de servicios recibe señales analógicas.
・Un servicio que convierte datos de fax en archivos digitales. - El proveedor de servicios envía un correo electrónico como archivo adjunto a su buzón.
Abres tu correo electrónico. Leí el fax. Es así de simple.
Fax de teléfono móvil
La única aplicación que necesitas es el correo electrónico, para no tener que quedarte atrapado en tu escritorio. Si puede enviar correo electrónico desde su computadora de mano, puede enviar un fax. Esto incluye teléfonos inteligentes y PDA. La tecnología no importa dónde estés siempre que tengas una conexión de datos.
Puede convertir casi cualquier PDA en una máquina de fax portátil, incluidos BlackBerry, Treo, PocketPC y Palm. La industria lo llama “fax móvil”. Esto no es magia. Es solo un correo electrónico con pasos adicionales.
Es necesario que sucedan tres cosas para que funcione. En primer lugar, necesita una conexión a Internet activa. A continuación, su dispositivo debe poder enviar y recibir correo electrónico. En tercer lugar, debe suscribirse a un servicio de fax por Internet. Eso es todo.
Conecte su dispositivo
En el pasado, conectarse a Internet desde un dispositivo móvil era difícil. Ahora es un lugar común. Hay varias formas de conectar una PDA.
Algunos modelos más antiguos todavía tienen módems tradicionales. Conéctese a una línea telefónica o teléfono móvil y para acceso telefónico. Es muy lento. Es un legado. Pero es útil si estás atrapado en una cabina remota con sólo un teléfono fijo.
La mayoría de las PDA se sincronizan con su computadora de escritorio. Conecte su dispositivo. Puede utilizar una base o una conexión USB directa. Si su computadora está en línea, su PDA también está en línea. Este es el método de conexión más común utilizado por los usuarios. No es realmente “móvil”, pero mantiene su dispositivo listo para funcionar.
Los dispositivos de alta gama utilizan redes celulares. Se conectan a través de una red de área amplia (WAN) inalámbrica mantenida por los operadores. Paga por datos. Envía un fax desde la cafetería.
Los modelos más nuevos tienen una tarjeta Wi-Fi. Estos se conectan a la red de área local inalámbrica (LAN). Llegas al aeropuerto. Encuentras un punto de acceso. Estás en línea. Es la misma experiencia que usar una computadora portátil.
Una vez conectado, el proceso es el mismo que el del envío de faxes de escritorio. No necesitas nuevos hábitos. Sólo necesitas el software adecuado.
La verdadera ventaja: imprimir para enviar por fax
¿Por qué molestarse? Velocidad, por supuesto. Pero la mayor ventaja es Imprimir por fax.
Estás en el hotel. Necesito enviar un archivo a un cliente. No tengo impresora. La máquina de fax del hotel no tiene controlador. Tengo PDA y señal de celular.
Así se soluciona el problema.
- Lleva el documento en tu PDA.
- Enviar un correo electrónico a usted mismo o directamente al número de fax del destinatario.
- Los servicios de fax por Internet convierten los correos electrónicos en transmisiones de fax.
- La máquina de fax local lo imprime.
Esto tardará unos segundos. No hay necesidad de grandes impresoras móviles. No es necesario instalar ningún controlador. No es necesario que adivine qué puertos utiliza su máquina. Simplemente envíe un correo electrónico. El servicio hace el resto.
Esta característica cambiará su forma de trabajar. Los representantes de ventas que nunca visitan la oficina pueden cerrar tratos sobre la marcha. Los consultores ya no necesitan llevar una máquina de fax física para firmar contratos. Es libertad. Este también es un código de trampa para la comunicación heredada.
Las máquinas de fax tradicionales son rígidas. Necesitan papel. Exigen proximidad. El envío de faxes por Internet elimina estas limitaciones.
¿Por qué dejar de enviar faxes tradicionales?
Si nunca ha probado el envío de faxes por Internet, es posible que se pregunte por qué cambiaría. La razón es práctica.
- Costo. Ya no tienes que pagar llamadas telefónicas de larga distancia para enviar faxes. Pagas una tarifa de servicio mensual fija.
- **Confiabilidad. ** No te pierdas los faxes cuando viajas. Van a tu correo electrónico. Puedes leerlo en cualquier lugar.
- **Integración. ** Su fax está en su buzón. Se puede archivar, buscar y reenviar como cualquier otro documento.
Esta tecnología no es nueva. La adopción es.
La gente está cansada de cargar con máquinas pesadas. Están cansados de esperar el “bip” para confirmar un envío. Quieren que sus herramientas funcionen incluso cuando no están en su escritorio.
El fax móvil ofrece eso. Convierta su computadora de bolsillo en un centro de comunicaciones.
Por qué cambiar al fax por Internet realmente puede ahorrarle dinero
Si todavía utiliza una máquina de fax tradicional que se conecta a una línea telefónica de cobre, podría estar desperdiciando dinero en cargos de larga distancia. Si envías un fax fuera de tu zona, siempre cuenta como una llamada. Pagas por el tiempo de conexión, el ruido, la estática y el desperdicio.
El envío de faxes por Internet corta el cable por completo. Evite tarifas de hardware, línea telefónica y páginas. En su lugar, paga una pequeña tarifa única de instalación y luego una tarifa mensual fija. Esta tarifa generalmente se basa en la cantidad máxima de faxes que planea enviar. Esto es lo esperado. Tiene sus límites. Sabes exactamente cuántos gastos generales tienes antes de que comience el mes.
No necesita comprar, instalar ni administrar una máquina de fax física. No necesita contratar personal de TI para almacenar cartuchos de tóner o eliminar atascos de papel. El hardware es problema de otra persona.
Enviar un fax a través de un correo electrónico existente
Las conexiones modernas de fax por Internet suelen ser invisibles. No se requiere ningún software nuevo. No es necesario aprender complejos sistemas de archivo digital. La mayoría de los servicios se integran directamente con las aplicaciones de correo electrónico que los empleados utilizan todos los días.
Ingrese la dirección de fax en su programa de correo electrónico. Adjunte el archivo. presione enviar. Se entrega al destinatario como fax.
El flujo de trabajo imita el correo electrónico normal, por lo que no se requiere formación. No es necesario que los empleados comprendan los protocolos de control de transmisión ni cómo funciona la modulación de señal. Sólo necesitan saber cómo enviar un correo electrónico. Esto reduce la fricción. El proceso es más rápido. Elimina la barrera de entrada para quienes odian el envío de faxes.
Beneficios de seguridad y privacidad de la información
Los faxes tradicionales son conocidos por la filtración de datos. Los faxes en papel están en la bandeja de salida. Allí está esperando. Cualquiera que pase podrá recogerlo. No importa si se lo enviaron a usted o a su competidor. Simplemente se queda ahí, vulnerable a miradas indiscretas, hasta que alguien lo levanta.
El envío de faxes por Internet elimina esta vulnerabilidad física. Se envía directamente a la cuenta de correo electrónico del destinatario. Estos se cifran durante la transmisión. Estos se almacenan digitalmente hasta que los abre el destinatario previsto. No queda ningún rastro de papel sobre la mesa de la oficina compartida. No exposición accidental a asistentes administrativos, visitantes o compañeros de trabajo descuidados.
Ahorre dinero en equipos. Ahorre dinero en soporte de TI. Ahorra tiempo en la formación.
Ventajas prácticas de la digitalización
Además del coste y la seguridad, también existe la absoluta comodidad de no tener que volver a tener que lidiar nunca más con una máquina de fax. Piense en la última vez que intentó enviar un fax. ¿Se está quedando sin tóner? ¿La línea quedó ocupada? ¿Se atascó la máquina?
El envío de faxes por Internet puede resolver fácilmente estos problemas. No hay cartuchos de tóner reemplazables. No hay señales de ocupado para esperar. No hay códigos de “error de máquina” para decodificar.
Ya no perderá su fax entre una pila de documentos. Los faxes digitales se pueden buscar. Tiene marca de tiempo. Se almacena en su bandeja de entrada para referencia futura. Nunca se desvanece. No quedan manchas de café. No se tira a la basura por error.
Funciones y herramientas adicionales
La mayoría de los servicios de fax por Internet ofrecen una interfaz o portal web. Esto le permite administrar su cuenta, ver los documentos enviados y recibidos y configurar ajustes avanzados. tú
