Vous pourriez penser que les gros télécopieurs chauds allaient disparaître. Nous vivons dans un monde de stockage cloud et de signatures numériques. Mais certaines industries refusent de lâcher prise. contrat légal. Informations sur la santé. RP. Dans ces secteurs, la télécopie est plus qu’une simple méthode. C’est une exigence.
Bonnes nouvelles? Une machine physique n’est plus nécessaire pour l’envoi. Les services de télécopie de bureau ont remplacé le matériel par des logiciels. Envoyez et recevez des fax directement depuis votre ordinateur. Aucun bourrage papier. Le toner ne fonctionne pas. Une ligne téléphonique dédiée ne doit pas nécessairement occuper votre bureau.
FAX Internet. Il s’agit d’un service géré qui comble le fossé entre la diffusion analogique et la commodité numérique. Au lieu d’acheter des modems et des serveurs, commandez auprès d’un fournisseur de services tiers. Ils gèrent la conversion. Il est de votre responsabilité de livrer.
Les trois éléments du fax Internet
Vous n’avez besoin que de quelques éléments pour démarrer avec Fax Internet. Contrairement à avant, aucun équipement spécial n’est requis. Tout ce dont vous avez besoin est :
- Un ordinateur avec un programme de messagerie (ou un appareil mobile).
- Connexion Internet.
- Inscrivez-vous au service Fax Internet.
c’est ça. Il n’y a pas de modem fax. Il n’y a pas de ligne T. Paramètres de messagerie standard uniquement.
Envoi d’un fax par e-mail
Le processus est étonnamment simple. Le service convertit les e-mails en fax, vous devez donc uniquement considérer le destinataire du fax comme la personne de contact de l’e-mail.
- Ouvrez votre programme de messagerie.
- Créez un nouveau message.
- Le numéro de fax envoyé au destinataire (généralement sous forme d’adresse e-mail ou sous la forme d’un numéro spécifique@provider.com).
- Joignez vos documents.
Formats standards pris en charge : fichiers Microsoft Word, PDF et images numérisées. Tout ce qui peut être joint à un e-mail peut être faxé.
Recevez des fax sur votre ordinateur
La réception fonctionne dans l’autre sens. Les expéditeurs distants utilisent des télécopieurs traditionnels. Ils appelleront le numéro que vous avez fourni.
Voici le processus :
- Les fournisseurs de services de fax Internet proposent leurs propres numéros de fax (sans frais ou locaux).
- L’expéditeur sélectionne un numéro et appuie sur envoyer.
- Le fournisseur de services reçoit des signaux analogiques.
・Un service qui convertit les données de télécopie en fichiers numériques. - Le prestataire envoie un email en pièce jointe dans votre boîte mail.
Vous ouvrez votre email. J’ai lu le fax. C’est aussi simple que cela.
Télécopie sur téléphone portable
La seule application dont vous avez besoin est la messagerie électronique, vous n’avez donc pas besoin de rester coincé à votre bureau. Si vous pouvez envoyer des e-mails depuis votre ordinateur de poche, vous pouvez envoyer une télécopie. Cela inclut les smartphones et les PDA. La technologie n’a pas d’importance où que vous soyez tant que vous disposez d’une connexion de données.
Vous pouvez transformer presque n’importe quel PDA en télécopieur portable, notamment BlackBerry, Treo, PocketPC et Palm. L’industrie appelle cela le « fax mobile ». Ce n’est pas de la magie. C’est juste un e-mail avec des étapes supplémentaires.
Trois choses doivent se produire pour que cela fonctionne. Tout d’abord, vous avez besoin d’une connexion Internet active. Ensuite, votre appareil doit être capable d’envoyer et de recevoir des e-mails. Troisièmement, vous devez vous abonner à un service de fax Internet. C’est ça.
Connectez votre appareil
Dans le passé, il était difficile de se connecter à Internet sur un appareil mobile. Maintenant, c’est monnaie courante. Il existe plusieurs façons de connecter un PDA.
Certains modèles plus anciens disposent encore de modems traditionnels. Connectez-vous à une ligne téléphonique ou à un téléphone mobile et pour une connexion commutée. C’est très lent. C’est un héritage. Mais c’est utile si vous êtes coincé dans une cabine isolée avec seulement une ligne fixe.
La plupart des PDA se synchronisent avec votre ordinateur de bureau. Connectez votre appareil. Vous pouvez utiliser un berceau ou une connexion USB directe. Si votre ordinateur est en ligne, votre PDA est également en ligne. Il s’agit de la méthode de connexion la plus couramment utilisée par les utilisateurs. Ce n’est pas vraiment « mobile », mais cela permet de garder votre appareil prêt à l’emploi.
Les appareils haut de gamme utilisent les réseaux cellulaires. Ils se connectent via un réseau étendu sans fil (WAN) géré par les opérateurs. Payez pour les données. Envoyez un fax depuis le café.
Les modèles plus récents disposent d’une carte Wi-Fi. Ceux-ci se connectent au réseau local (LAN) sans fil. Vous arrivez à l’aéroport. Vous trouvez un point chaud. Vous êtes en ligne. C’est la même expérience que d’utiliser un ordinateur portable.
Une fois connecté, le processus est le même que pour la télécopie sur ordinateur. Vous n’avez pas besoin de nouvelles habitudes. Vous avez juste besoin du bon logiciel.
Le véritable avantage : l’impression vers le fax
Pourquoi s’embêter ? La vitesse, bien sûr. Mais le plus gros avantage est Print to Fax.
vous êtes à l’hôtel. Je dois envoyer un fichier à un client. Je n’ai pas d’imprimante. Le fax de l’hôtel ne dispose pas de chauffeur. J’ai un PDA et un signal de téléphone portable.
C’est ainsi que le problème est résolu.
- Prenez le document sur votre PDA.
- Envoyez-vous un e-mail ou directement au numéro de fax du destinataire.
- Les services de fax Internet convertissent les e-mails en transmissions de fax.
- Le fax local l’imprime.
Cela prendra quelques secondes. Il n’est pas nécessaire de disposer de grandes imprimantes mobiles. Pas besoin d’installer de pilotes. Vous n’avez pas besoin de deviner quels ports votre machine utilise. Envoyez simplement un e-mail. Le service fait le reste.
Cette fonctionnalité changera votre façon de travailler. Les commerciaux qui ne viennent jamais au bureau peuvent conclure des affaires en déplacement. Les consultants n’ont plus besoin d’avoir sur eux un télécopieur physique pour signer des contrats. C’est la liberté. Il s’agit également d’un code de triche pour les communications existantes.
Les télécopieurs traditionnels sont rigides. Ils ont besoin de papier. Ils réclament de la proximité. La télécopie par Internet supprime ces limitations.
Pourquoi abandonner le fax traditionnel ?
Si vous n’avez jamais essayé la télécopie par Internet, vous vous demandez peut-être pourquoi vous changeriez. La raison est pratique.
- Coût. Vous n’avez plus à payer les appels téléphoniques longue distance pour l’envoi de fax. Vous payez des frais de service mensuels fixes.
- **Fiabilité. ** Vous ne manquez aucun fax lorsque vous voyagez. Ils vont à votre email. Vous pouvez le lire n’importe où.
- **Intégration. ** Votre fax est dans votre boîte aux lettres. Il peut être archivé, recherché et transmis comme n’importe quel autre document.
Cette technologie n’est pas nouvelle. L’adoption est.
Les gens en ont assez de trimballer des machines lourdes. Ils en ont marre d’attendre le « bip » pour confirmer un envoi. Ils veulent que leurs outils fonctionnent même lorsqu’ils ne sont pas à leur bureau.
La télécopie mobile offre cela. Transformez votre ordinateur de poche en un centre de communication.
Pourquoi passer à la télécopie Internet peut réellement vous faire économiser de l’argent
Si vous utilisez encore un télécopieur traditionnel qui se branche sur une ligne téléphonique en cuivre, vous pourriez gaspiller de l’argent en frais d’interurbain. Si vous envoyez un fax en dehors de votre zone, cela compte toujours comme un appel. Vous payez le temps de connexion, le bruit, l’électricité statique et le gaspillage.
La télécopie par Internet coupe complètement le cordon. Évitez les frais de matériel, de ligne téléphonique et de page. Au lieu de cela, vous payez de petits frais d’installation uniques, puis des frais mensuels fixes. Ces frais sont généralement basés sur le nombre maximum de fax que vous prévoyez d’envoyer. C’est comme prévu. Cela a ses limites. Vous savez exactement combien de frais généraux vous avez avant le début du mois.
Vous n’avez pas besoin d’acheter, d’installer ou de gérer un télécopieur physique. Vous n’avez pas besoin d’embaucher du personnel informatique pour stocker les cartouches de toner ou éliminer les bourrages papier. Le matériel est le problème de quelqu’un d’autre.
Envoyer un fax via un e-mail existant
Les connexions fax Internet modernes sont souvent invisibles. Aucun nouveau logiciel n’est requis. Vous n’avez pas besoin d’apprendre des systèmes de classement numérique complexes. La plupart des services s’intègrent directement aux applications de messagerie que les employés utilisent quotidiennement.
Entrez l’adresse de fax dans votre programme de messagerie. Joindre le fichier. appuyez sur envoyer. Il est remis au destinataire sous forme de fax.
Le flux de travail imite le courrier électronique ordinaire, aucune formation n’est donc requise. Les employés n’ont pas besoin de comprendre les protocoles de contrôle de transmission ou le fonctionnement de la modulation du signal. Ils ont juste besoin de savoir comment envoyer un e-mail. Cela réduit les frictions. Le processus est plus rapide. Il supprime la barrière à l’entrée pour ceux qui détestent le fax.
Avantages en matière de sécurité et de confidentialité des informations
Les fax traditionnels sont connus pour leurs fuites de données. Les télécopies papier se trouvent sur le bac de sortie. Là, il attend. Tous les passants peuvent le récupérer. Peu importe qu’il vous ait été envoyé ou qu’il soit envoyé à votre concurrent. Il reste là, vulnérable aux regards indiscrets, jusqu’à ce que quelqu’un le récupère.
La télécopie Internet élimine cette vulnérabilité physique. Il est envoyé directement sur le compte email du destinataire. Ceux-ci sont cryptés lors de la transmission. Ceux-ci sont stockés numériquement jusqu’à leur ouverture par le destinataire prévu. Il n’y a aucune trace de papier laissé sur la table dans le bureau partagé. Aucune exposition accidentelle aux assistants administratifs, aux visiteurs ou aux collègues négligents.
Économisez de l’argent sur l’équipement. Économisez de l’argent sur le support informatique. Gagnez du temps sur la formation.
Avantages pratiques de la numérisation
En plus du coût et de la sécurité, il y a aussi la commodité absolue de ne plus jamais avoir à utiliser un télécopieur. Pensez à la dernière fois que vous avez essayé d’envoyer un fax. Vous manquez de toner ? La ligne est-elle occupée ? La machine s’est-elle bloquée ?
La télécopie Internet peut facilement résoudre ces problèmes. Il n’existe pas de cartouches de toner remplaçables. Il n’y a pas de signal occupé pour attendre. Il n’y a pas de codes « erreur machine » à décoder.
Vous ne perdrez plus votre fax dans une pile de documents. Les fax numériques sont consultables. Il est horodaté. Il est stocké dans votre boîte de réception pour référence future. Cela ne s’estompe jamais. Aucune tache de café ne reste. On ne le jette pas à la poubelle par erreur.
Fonctionnalités et outils supplémentaires
La plupart des services de télécopie Internet proposent une interface ou un portail Web. Cela vous permet de gérer votre compte, d’afficher les documents envoyés et reçus et de configurer les paramètres avancés. toi
