Anda mungkin mengira mesin faks yang besar dan panas akan hilang. Kita hidup di dunia penyimpanan cloud dan tanda tangan digital. Namun beberapa industri menolak untuk melepaskannya. kontrak hukum. Informasi kesehatan. PR. Dalam industri ini, faks lebih dari sekedar metode. Ini adalah suatu persyaratan.
Kabar baik? Mesin fisik tidak lagi diperlukan untuk pengiriman. Layanan faks desktop menggantikan perangkat keras dengan perangkat lunak. Kirim dan terima faks langsung dari komputer Anda. Tidak ada kertas macet. Tonernya tidak berfungsi. Saluran telepon khusus tidak harus memenuhi meja Anda.
FAKS Internet. Ini adalah layanan terkelola yang menjembatani kesenjangan antara siaran analog dan kenyamanan digital. Daripada membeli modem dan server, pesanlah dari penyedia layanan pihak ketiga. Mereka menangani konversi. Adalah tanggung jawab Anda untuk menyampaikannya.
Tiga elemen Faks Internet
Anda hanya memerlukan beberapa hal untuk memulai Internet Fax. Berbeda dengan sebelumnya, tidak diperlukan peralatan khusus. Yang Anda butuhkan hanyalah:
- Komputer dengan program email (atau perangkat seluler).
- Koneksi internet.
- Daftar untuk layanan Faks Internet.
Itu saja. Tidak ada modem faks. Tidak ada garis T. Hanya pengaturan email standar.
Mengirim faks melalui email
Prosesnya ternyata sangat mudah. Layanan ini mengubah email menjadi faks, jadi Anda hanya perlu menganggap penerima faks sebagai penghubung email tersebut.
- Buka program email Anda.
- Buat pesan baru.
- Nomor faks yang dikirimkan ke penerima (biasanya berupa alamat email atau dalam bentuk nomor tertentu@provider.com).
- Lampirkan dokumen Anda.
Format standar yang didukung: file Microsoft Word, PDF dan gambar pindaian. Apa pun yang dapat dilampirkan ke email dapat dikirim melalui faks.
Menerima faks ke komputer Anda
Penerimaan bekerja sebaliknya. Pengirim jarak jauh menggunakan mesin faks tradisional. Mereka akan menghubungi nomor yang Anda berikan.
Inilah prosesnya:
- Penyedia layanan faks internet menawarkan nomor faks mereka sendiri (bebas pulsa atau lokal).
- Pengirim memilih nomor dan menekan kirim.
- Penyedia layanan menerima sinyal analog.
・Layanan yang mengubah data faks menjadi file digital. - Penyedia layanan mengirimkan email sebagai lampiran ke kotak surat Anda.
Anda membuka email Anda. Saya membaca faksnya. Sesederhana itu.
Faks ponsel
Satu-satunya aplikasi yang Anda perlukan adalah email, jadi Anda tidak perlu terjebak di meja kerja. Jika Anda dapat mengirim email dari perangkat genggam Anda, Anda dapat mengirim faks. Ini termasuk ponsel pintar dan PDA. Teknologi tidak menjadi masalah di mana pun Anda berada selama Anda memiliki koneksi data.
Anda dapat mengubah hampir semua PDA menjadi mesin faks portabel, termasuk BlackBerry, Treo, PocketPC, dan Palm. Industri menyebutnya “faks seluler”. Ini bukan sihir. Ini hanya email dengan langkah tambahan.
Ada tiga hal yang perlu terjadi agar dapat berfungsi. Pertama-tama, Anda memerlukan koneksi Internet aktif. Selanjutnya, perangkat Anda harus dapat mengirim dan menerima email. Ketiga, Anda perlu berlangganan layanan faks internet. Itu saja.
Hubungkan perangkat Anda
Dahulu, mengakses internet melalui perangkat seluler merupakan hal yang sulit. Sekarang hal itu sudah menjadi hal yang lumrah. Ada beberapa cara untuk menghubungkan PDA.
Beberapa model lama masih memiliki modem tradisional. Hubungkan ke saluran telepon atau ponsel dan untuk dial-up. Ini sangat lambat. Itu adalah warisan. Namun berguna jika Anda terjebak di kabin terpencil yang hanya memiliki telepon rumah.
Kebanyakan PDA disinkronkan dengan komputer desktop Anda. Pasang perangkat Anda ke dok. Anda dapat menggunakan dudukan atau koneksi USB langsung. Jika komputer Anda online, PDA Anda juga online. Ini adalah metode koneksi yang paling umum digunakan oleh pengguna. Ini sebenarnya bukan “seluler”, tetapi membuat perangkat Anda tetap siap digunakan.
Perangkat kelas atas menggunakan jaringan seluler. Mereka terhubung melalui jaringan area luas nirkabel (WAN) yang dikelola oleh operator. Bayar untuk datanya. Kirim faks dari kedai kopi.
Model yang lebih baru memiliki kartu Wi-Fi. Ini terhubung ke jaringan area lokal nirkabel (LAN). Anda tiba di bandara. Anda menemukan hotspot. Anda sedang online. Pengalamannya sama seperti menggunakan laptop.
Setelah terhubung, prosesnya sama seperti faks desktop. Anda tidak membutuhkan kebiasaan baru. Anda hanya memerlukan perangkat lunak yang tepat.
Keuntungan Nyata: Cetak-ke-Faks
Mengapa repot-repot? Kecepatan, tentu saja. Namun keuntungan terbesarnya adalah Cetak ke Faks.
kamu berada di hotel. Saya perlu mengirim file ke klien. Saya tidak punya printer. Mesin fax hotel tidak ada drivernya. Saya memiliki PDA dan sinyal ponsel.
Ini adalah bagaimana masalah ini diselesaikan.
- Ambil dokumen di PDA Anda.
- Kirim email ke diri Anda sendiri atau langsung ke nomor fax penerima.
- Layanan faks Internet mengubah email menjadi transmisi faks.
- Mesin faks lokal mencetaknya.
Ini akan memakan waktu beberapa detik. Tidak diperlukan printer seluler berukuran besar. Tidak perlu menginstal driver apa pun. Anda tidak perlu menebak port mana yang digunakan mesin Anda. Kirimkan saja email. Layanan akan melakukan sisanya.
Fitur ini akan mengubah cara Anda bekerja. Tenaga penjualan yang tidak pernah melihat kantor dapat membuat kesepakatan saat bepergian. Konsultan tidak perlu lagi membawa mesin faks fisik untuk menandatangani kontrak. Itu adalah kebebasan. Ini juga merupakan kode curang untuk komunikasi lama.
Mesin faks tradisional bersifat kaku. Mereka membutuhkan kertas. Mereka menuntut kedekatan. Faks melalui internet menghilangkan batasan-batasan ini.
Mengapa beralih dari faks tradisional?
Jika Anda belum pernah mencoba faks Internet, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda beralih. Alasannya praktis.
- Biaya. Anda tidak perlu lagi membayar panggilan telepon jarak jauh untuk mengirim faks. Anda membayar biaya layanan bulanan tetap.
2.Keandalan. ** Anda tidak akan melewatkan faks saat bepergian. Mereka pergi ke email Anda. Anda dapat membacanya di mana saja.
3. Integrasi. ** Faks Anda ada di kotak surat Anda. Itu dapat diarsipkan, dicari dan diteruskan seperti dokumen lainnya.
Teknologi ini bukanlah hal baru. Adopsinya adalah.
Orang-orang bosan membawa-bawa alat berat. Mereka lelah menunggu “bip” untuk mengonfirmasi pengiriman. Mereka ingin alat mereka berfungsi bahkan saat mereka tidak berada di meja kerja.
Faks seluler dapat mewujudkan hal tersebut. Ubah komputer saku Anda menjadi pusat komunikasi.
Mengapa Beralih ke Faks Internet Sebenarnya Dapat Menghemat Uang Anda
Jika Anda masih menggunakan mesin faks tradisional yang dihubungkan ke saluran telepon tembaga, Anda mungkin membuang-buang uang untuk biaya sambungan jarak jauh. Jika Anda mengirim faks ke luar wilayah Anda, itu selalu dianggap sebagai panggilan. Anda membayar untuk waktu koneksi, kebisingan, listrik statis, dan pemborosan.
Faks melalui internet memutus kabel sepenuhnya. Hindari biaya perangkat keras, saluran telepon, dan halaman. Sebagai gantinya, Anda membayar sedikit biaya pengaturan satu kali dan kemudian biaya bulanan tetap. Biaya ini biasanya didasarkan pada jumlah maksimum faks yang ingin Anda kirim. Ini seperti yang diharapkan. Itu ada batasnya. Anda tahu persis berapa banyak biaya overhead yang Anda miliki sebelum bulan dimulai.
Anda tidak perlu membeli, memasang, atau mengelola mesin faks fisik. Anda tidak perlu mempekerjakan staf TI untuk menyimpan kartrid toner atau membersihkan kertas macet. Perangkat keras adalah masalah orang lain.
Kirim faks melalui email yang ada
Koneksi faks Internet modern seringkali tidak terlihat. Tidak diperlukan perangkat lunak baru. Anda tidak perlu mempelajari sistem pengarsipan digital yang rumit. Sebagian besar layanan terintegrasi langsung dengan aplikasi email yang digunakan karyawan setiap hari.
Masukkan alamat faks di program email Anda. Lampirkan filenya. tekan kirim. Itu dikirimkan ke penerima sebagai faks.
Alur kerjanya meniru email biasa, jadi tidak diperlukan pelatihan. Karyawan tidak perlu memahami protokol kontrol transmisi atau cara kerja modulasi sinyal. Mereka hanya perlu tahu cara mengirim email. Hal ini mengurangi gesekan. Prosesnya lebih cepat. Ini menghilangkan hambatan masuk bagi mereka yang benci mengirim faks.
Manfaat keamanan informasi dan privasi
Faks tradisional terkenal karena kebocoran datanya. Faks kertas ada di baki keluaran. Itu dia yang menunggu. Siapa pun yang lewat dapat mengambilnya. Tidak masalah apakah itu dikirimkan kepada Anda atau pesaing Anda. Ia hanya diam di sana, rentan terhadap pengintaian, sampai seseorang mengambilnya.
Faks melalui internet menghilangkan kerentanan fisik ini. Itu dikirim langsung ke akun email penerima. Ini dienkripsi selama transmisi. Ini disimpan secara digital sampai dibuka oleh penerima yang dituju. Tidak ada jejak kertas yang tersisa di meja di kantor bersama. Tidak ada paparan yang tidak disengaja terhadap asisten administrasi, pengunjung, atau rekan kerja yang ceroboh.
Menghemat uang untuk peralatan. Menghemat uang untuk dukungan TI. Menghemat waktu dalam pelatihan.
Keuntungan praktis digitalisasi
Selain biaya dan keamanan, ada juga kenyamanan mutlak karena tidak perlu lagi berurusan dengan mesin faks. Pikirkan tentang terakhir kali Anda mencoba mengirim faks. Kehabisan toner? Apakah salurannya sibuk? Apakah mesinnya macet?
Faks internet dapat dengan mudah mengatasi masalah ini. Tidak ada kartrid toner yang dapat diganti. Tidak ada sinyal sibuk untuk menunggu. Tidak ada kode “kesalahan mesin” untuk dipecahkan.
Anda tidak akan lagi kehilangan faks Anda di tumpukan dokumen. Faks digital dapat dicari. Itu diberi stempel waktu. Itu disimpan di kotak masuk Anda untuk referensi di masa mendatang. Itu tidak pernah pudar. Tidak ada noda kopi yang tersisa. Itu tidak dibuang ke tempat sampah secara tidak sengaja.
Fitur dan alat tambahan
Sebagian besar layanan faks Internet menawarkan antarmuka web atau portal. Ini memungkinkan Anda mengelola akun Anda, melihat dokumen yang dikirim dan diterima, dan mengonfigurasi pengaturan lanjutan. Anda
