Potresti pensare che i fax grandi e caldi non ci sarebbero più. Viviamo in un mondo di archiviazione cloud e firme digitali. Ma alcune industrie si rifiutano di mollare la presa. contratto legale. Informazioni sanitarie. PR. In questi settori, l’invio di fax è più di un semplice metodo. Questo è un requisito.
Buone notizie? Non è più necessaria una macchina fisica per l’invio. I servizi fax desktop hanno sostituito l’hardware con il software. Invia e ricevi fax direttamente dal tuo computer. Nessun inceppamento della carta. Il toner non funziona. Una linea telefonica dedicata non deve necessariamente occupare la tua scrivania.
FAX su Internet. È un servizio gestito che colma il divario tra la trasmissione analogica e la comodità digitale. Invece di acquistare modem e server, ordina da un fornitore di servizi di terze parti. Gestiscono la conversione. È tua responsabilità consegnare.
I tre elementi dell’Internet Fax
Ti servono solo poche cose per iniziare a utilizzare Internet Fax. A differenza di prima, non è necessaria alcuna attrezzatura speciale. Tutto ciò di cui hai bisogno è:
- Un computer con un programma di posta elettronica (o dispositivo mobile).
- Connessione Internet.
- Registrati per il servizio Internet Fax.
questo è tutto. Non è presente alcun modem fax. Non esiste la linea T. Solo impostazioni email standard.
Invio di un fax tramite e-mail
Il processo è sorprendentemente semplice. Il servizio converte le e-mail in fax, quindi basterà pensare al destinatario del fax come referente dell’e-mail.
- Apri il tuo programma di posta elettronica.
- Crea un nuovo messaggio.
- Il numero di fax inviato al destinatario (solitamente come indirizzo email o sotto forma di numero specifico@provider.com).
- Allega i tuoi documenti.
Formati standard supportati: file Microsoft Word, PDF e immagini scansionate. Tutto ciò che può essere allegato a un’e-mail può essere inviato via fax.
Ricevi fax sul tuo computer
La ricezione funziona al contrario. I mittenti remoti utilizzano fax tradizionali. Chiameranno il numero che hai fornito.
Questo è il processo:
- I fornitori di servizi fax via Internet offrono i propri numeri di fax (gratuiti o locali).
- Il mittente seleziona un numero e preme invia.
- Il fornitore di servizi riceve segnali analogici.
・Un servizio che converte i dati fax in file digitali. - Il fornitore di servizi invia un’e-mail come allegato alla tua casella di posta.
Apri la tua email. Ho letto il fax. È così semplice.
Fax da cellulare
L’unica app di cui hai bisogno è la posta elettronica, così non devi restare bloccato alla scrivania. Se è possibile inviare e-mail dal palmare, è possibile inviare anche un fax. Ciò include smartphone e PDA. La tecnologia non ha importanza dove ti trovi, basta che tu abbia una connessione dati.
Puoi trasformare quasi tutti i PDA in un fax portatile, inclusi BlackBerry, Treo, PocketPC e Palm. L’industria lo chiama “fax mobile”. Questa non è magia. È solo un’e-mail con passaggi aggiuntivi.
Perché funzioni è necessario che succedano tre cose. Innanzitutto è necessaria una connessione Internet attiva. Successivamente, il tuo dispositivo deve essere in grado di inviare e ricevere e-mail. In terzo luogo, è necessario abbonarsi a un servizio fax Internet. Questo è tutto.
Collega il tuo dispositivo
In passato, connettersi online su un dispositivo mobile era difficile. Adesso è un luogo comune. Esistono diversi modi per connettere un PDA.
Alcuni modelli più vecchi dispongono ancora di modem tradizionali. Connettersi a una linea telefonica o a un telefono cellulare e per la connessione remota. È molto lento. È un’eredità. Ma è utile se sei bloccato in una cabina remota con solo una linea fissa.
La maggior parte dei PDA si sincronizza con il tuo computer desktop. Collega il tuo dispositivo. È possibile utilizzare una base o una connessione USB diretta. Se il tuo computer è online, anche il tuo PDA è online. Questo è il metodo di connessione più comune utilizzato dagli utenti. Non è realmente “mobile”, ma mantiene il tuo dispositivo pronto all’uso.
I dispositivi di fascia alta utilizzano le reti cellulari. Si connettono tramite una rete geografica wireless (WAN) gestita dagli operatori. Paga per i dati. Invia un fax dal bar.
I modelli più recenti hanno una scheda Wi-Fi. Questi si connettono alla rete locale wireless (LAN). Arrivi all’aeroporto. Trovi un hotspot. Sei online. È la stessa esperienza dell’utilizzo di un laptop.
Una volta connesso, il processo è lo stesso dell’invio di fax da desktop. Non hai bisogno di nuove abitudini. Hai solo bisogno del software giusto.
Il vero vantaggio: stampa su fax
Perché preoccuparsi? La velocità, ovviamente. Ma il vantaggio più grande è Stampa su fax.
sei in albergo. Devo inviare un file a un cliente. Non ho una stampante. Il fax dell’hotel non dispone di autista. Ho il segnale del PDA e del cellulare.
Ecco come si risolve il problema.
- Porta il documento sul tuo PDA.
- Invia una email a te stesso o direttamente al numero di fax del destinatario.
- I servizi fax Internet convertono le e-mail in trasmissioni fax.
- Il fax locale lo stampa.
L’operazione richiederà alcuni secondi. Non sono necessarie stampanti portatili di grandi dimensioni. Non è necessario installare alcun driver. Non devi indovinare quali porte utilizza la tua macchina. Basta inviare un’e-mail. Il servizio fa il resto.
Questa funzionalità cambierà il tuo modo di lavorare. I rappresentanti di vendita che non vedono mai l’ufficio possono concludere affari mentre sono in movimento. I consulenti non hanno più bisogno di portare con sé un fax fisico per firmare i contratti. È libertà. Questo è anche un cheat code per la comunicazione legacy.
I fax tradizionali sono rigidi. Hanno bisogno di carta. Chiedono vicinanza. L’invio di fax via Internet rimuove queste limitazioni.
Perché passare dal fax tradizionale?
Se non hai mai provato a inviare fax via Internet, ti starai chiedendo perché dovresti cambiare. Il motivo è pratico.
- Costo. Non dovrai più pagare le telefonate interurbane per l’invio dei fax. Paghi una tariffa di servizio mensile fissa.
- **Affidabilità. ** Non ti perdi i fax quando sei in viaggio. Vanno alla tua email. Puoi leggerlo ovunque.
- **Integrazione. ** Il tuo fax è nella tua casella di posta. Può essere archiviato, ricercato e inoltrato come qualsiasi altro documento.
Questa tecnologia non è nuova. L’adozione è.
Le persone sono stanche di trascinarsi dietro macchine pesanti. Sono stanchi di aspettare il “beep” per confermare l’invio. Vogliono che i loro strumenti funzionino anche quando non sono alla scrivania.
Il fax mobile offre questo. Trasforma il tuo computer tascabile in un hub di comunicazione.
Perché passare al fax via Internet può effettivamente farti risparmiare denaro
Se utilizzi ancora un fax tradizionale che si collega a una linea telefonica in rame, potresti sprecare soldi per le tariffe interurbane. Se invii un fax fuori dalla tua zona, conta sempre come una chiamata. Paghi il tempo di connessione, il rumore, l’elettricità statica e gli sprechi.
Il fax via Internet taglia completamente il cavo. Evita costi per hardware, linea telefonica e pagine. Invece, paghi una piccola tariffa di installazione una tantum e poi una tariffa mensile fissa. Questa tariffa è solitamente basata sul numero massimo di fax che intendi inviare. Questo è come previsto. Ha i suoi limiti. Sai esattamente quante spese generali hai prima dell’inizio del mese.
Non è necessario acquistare, installare o gestire un fax fisico. Non è necessario assumere personale IT per rifornire le cartucce di toner o eliminare gli inceppamenti della carta. L’hardware è un problema di qualcun altro.
Invia un fax tramite un’e-mail esistente
Le moderne connessioni Internet fax sono spesso invisibili. Non è richiesto alcun nuovo software. Non è necessario apprendere complessi sistemi di archiviazione digitale. La maggior parte dei servizi si integra direttamente con le applicazioni di posta elettronica utilizzate ogni giorno dai dipendenti.
Inserisci l’indirizzo fax nel tuo programma di posta elettronica. Allega il file. premi invia. Viene consegnato al destinatario come fax.
Il flusso di lavoro imita la normale posta elettronica, quindi non è richiesta alcuna formazione. Non è necessario che i dipendenti comprendano i protocolli di controllo della trasmissione o come funziona la modulazione del segnale. Devono solo sapere come inviare un’e-mail. Ciò riduce l’attrito. Il processo è più veloce. Rimuove la barriera all’ingresso per coloro che odiano inviare fax.
Vantaggi in termini di sicurezza delle informazioni e privacy
I fax tradizionali sono noti per le fughe di dati. I fax cartacei si trovano nel vassoio di uscita. Lì sta aspettando. Chiunque passi può ritirarlo. Non importa se è stato inviato a te o al tuo concorrente. Resta lì, vulnerabile agli occhi indiscreti, finché qualcuno non lo raccoglie.
L’invio di fax via Internet elimina questa vulnerabilità fisica. Viene inviato direttamente all’account di posta elettronica del destinatario. Questi vengono crittografati durante la trasmissione. Questi vengono archiviati digitalmente fino all’apertura da parte del destinatario previsto. Non è rimasta alcuna traccia di carta sul tavolo dell’ufficio condiviso. Nessuna esposizione accidentale ad assistenti amministrativi, visitatori o colleghi negligenti.
Risparmia denaro sulle attrezzature. Risparmia sul supporto IT. Risparmia tempo sulla formazione.
Vantaggi pratici della digitalizzazione
Oltre al costo e alla sicurezza c’è anche l’assoluta comodità di non dover mai più avere a che fare con un fax. Pensa all’ultima volta che hai provato a inviare un fax. Il toner è esaurito? La linea è occupata? La macchina si è inceppata?
L’invio di fax via Internet può facilmente risolvere questi problemi. Non sono disponibili cartucce toner sostituibili. Non ci sono segnali di occupato da aspettare. Non ci sono codici di “errore macchina” da decodificare.
Non perderai più il tuo fax in una pila di documenti. I fax digitali sono ricercabili. È timestamp. Viene archiviato nella tua casella di posta per riferimento futuro. Non svanisce mai. Non sono rimaste macchie di caffè. Non viene gettato nella spazzatura per sbaglio.
Funzionalità e strumenti aggiuntivi
La maggior parte dei servizi fax Internet offre un’interfaccia Web o un portale. Ciò ti consente di gestire il tuo account, visualizzare i documenti inviati e ricevuti e configurare le impostazioni avanzate. Voi
