Można by pomyśleć, że nieporęczne i hałaśliwe faksy należą już do przeszłości. Żyjemy w świecie przechowywania w chmurze i podpisów cyfrowych. Ale niektóre branże nie chcą z nich rezygnować. Umowy prawne. Informacje medyczne. PR W tych branżach faksowanie to nie tylko metoda. Jest to wymóg.
Dobra wiadomość? Do wysyłania nie potrzebujesz już fizycznego urządzenia. Usługi faksu stacjonarnego zastąpiły sprzęt oprogramowaniem. Wysyłaj i odbieraj faksy bezpośrednio z komputera. Brak zacięć papieru. Toner nie działa. Dedykowana linia telefoniczna nie musi zajmować miejsca na biurku.
Faks internetowy. Jest to usługa zarządzana, która zaciera granicę pomiędzy nadawaniem analogowym a wygodą cyfrową. Zamiast kupować modemy i serwery, zamów usługę u zewnętrznego dostawcy. Dokonują konwersji. Twoim zadaniem jest zapewnienie dostawy.
Trzy elementy faksu internetowego
Aby rozpocząć korzystanie z faksu internetowego potrzebujesz tylko kilku rzeczy. W przeciwieństwie do przeszłości nie jest wymagany żaden specjalny sprzęt. Wszystko, czego potrzebujesz:
- Komputer z programem pocztowym (lub urządzeniem mobilnym).
- Połączenie internetowe.
- Rejestracja w usłudze faksu internetowego.
To wszystko. Brak faks-modemu. Brak linii T1. Tylko standardowe ustawienia poczty e-mail.
Wysyłanie faksu pocztą elektroniczną
Proces jest zaskakująco prosty. Usługa konwertuje wiadomości e-mail na faksy, dlatego wystarczy potraktować numer odbiorcy faksu jako kontakt dla wiadomości e-mail.
- Otwórz swój program pocztowy.
- Utwórz nową wiadomość.
- Wprowadź numer faksu odbiorcy (zwykle jako adres e-mail lub w formacie konkretny_numer@dostawca.com).
- Dołącz swoje dokumenty.
Obsługiwane standardowe formaty: Microsoft Word, PDF i zeskanowane obrazy. Każdy plik, który można załączyć do wiadomości e-mail, można przesłać faksem.
Odbieraj faksy na swój komputer
Proces akceptacji działa w odwrotnej kolejności. Zdalni nadawcy korzystają z tradycyjnych faksów. Zadzwonią pod podany przez Ciebie numer.
Proces wygląda następująco:
- Dostawcy usług faksu internetowego udostępniają własne numery faksów (bezpłatne lub lokalne).
- Nadawca wybiera numer i klika „Wyślij”.
- Usługodawca odbiera sygnały analogowe.
- Usługa konwertuje dane faksowe na pliki cyfrowe.
- Dostawca wysyła wiadomość e-mail z załącznikiem na Twoją skrzynkę pocztową.
Otwierasz swój e-mail. Czytanie faksu. To wszystko.
Faks z telefonu komórkowego
Jedyną aplikacją, której potrzebujesz, jest poczta e-mail, więc nie musisz siedzieć przy biurku. Jeśli możesz wysyłać wiadomości e-mail z urządzenia przenośnego, możesz wysłać faks. Dotyczy to smartfonów i urządzeń PDA. Technologia nie ma znaczenia, gdzie jesteś, ważne, że masz połączenie do transmisji danych.
Możesz zamienić prawie każde urządzenie PDA w przenośny faks, w tym BlackBerry, Treo, PocketPC i Palm. W branży nazywa się to „faksem mobilnym”. To nie magia. To tylko e-mail z dodatkowymi krokami.
Aby tak się stało, muszą się wydarzyć trzy rzeczy. Po pierwsze, potrzebujesz aktywnego połączenia z Internetem. Po drugie, Twoje urządzenie musi mieć możliwość wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Po trzecie, musisz wykupić usługę faksu internetowego. To wszystko.
Podłączanie urządzenia
W przeszłości podłączanie urządzeń mobilnych do sieci było trudne. Teraz jest to powszechne. Istnieje kilka sposobów podłączenia PDA.
Niektóre starsze modele nadal mają tradycyjne modemy. Podłącz do linii telefonicznej lub telefonu komórkowego, aby uzyskać połączenie dial-up. To bardzo powolne. To przestarzała technologia. Ale jest to przydatne, jeśli utkniesz w odległej kabinie i masz tylko telefon stacjonarny.
Większość urządzeń PDA synchronizuje się z komputerem stacjonarnym. Podłącz urządzenie do stacji dokującej. Można skorzystać ze stacji dokującej lub bezpośredniego połączenia USB. Jeśli Twój komputer jest podłączony do sieci, podłączone jest także Twoje urządzenie PDA. Jest to najczęstsza metoda połączenia stosowana przez użytkowników. Nie jest do końca „przyjazny dla urządzeń mobilnych”, ale pozwala, aby Twoje urządzenie było zawsze gotowe do pracy.
Urządzenia z najwyższej półki korzystają z sieci komórkowych. Łączą się za pośrednictwem bezprzewodowej sieci szerokopasmowej (WAN) obsługiwanej przez operatorów telekomunikacyjnych. Zapłać za transfer danych. Wysyłaj faksy z kawiarni.
Nowe modele wyposażone są w karty Wi-Fi. Łączą się z bezprzewodową siecią lokalną (LAN). Dojeżdżasz na lotnisko. Znajdujesz punkt dostępu. Idziesz do Internetu. To takie same wrażenia, jak korzystanie z laptopa.
Po podłączeniu proces jest taki sam, jak w przypadku wysyłania faksu z komputera stacjonarnego. Nie musisz zmieniać swoich nawyków. Potrzebujesz tylko odpowiedniego oprogramowania.
Główna zaleta: wysyłanie faksu poprzez drukowanie
Dlaczego to zrobić? Szybkość, oczywiście. Ale główną zaletą jest wysyłanie faksu ze znaczkiem.
Jesteś w hotelu. Muszę wysłać plik do klienta. Nie mam drukarki. Hotelowy faks nie ma sterowników. Mam PDA i sygnał komórkowy.
Oto jak rozwiązać ten problem.
- Zabierz dokument do swojego PDA.
- Wyślij e-mail do siebie lub bezpośrednio na numer faksu odbiorcy.
- Usługi faksu internetowego konwertują wiadomości e-mail na transmisje faksowe.
- Drukuje go lokalny faks.
Zajmie to kilka sekund. Nie ma potrzeby stosowania dużych drukarek mobilnych. Nie ma potrzeby instalowania żadnych sterowników. Nie musisz zgadywać, z jakich portów korzysta Twoje urządzenie. Wystarczy wysłać e-mail. Resztę zrobi serwis.
Ta funkcja zmieni Twój przepływ pracy. Menedżerowie sprzedaży, którzy nigdy nie są w biurze, mogą finalizować transakcje, będąc w drodze. Konsultanci nie muszą już nosić ze sobą fizycznego faksu, aby podpisywać umowy. To jest wolność. Jest to także „kod” do starszych systemów komunikacyjnych.
Tradycyjne faksy są wytrzymałe. Potrzebują papieru. Żądają intymności. Faksowanie internetowe eliminuje te ograniczenia.
Dlaczego warto zrezygnować z tradycyjnego faksu?
Jeśli nigdy nie korzystałeś z faksu internetowego, być może zastanawiasz się, dlaczego warto to zmienić. Powód jest praktyczny.
- Koszt. Nie musisz już płacić za międzymiastowe połączenia telefoniczne w celu wysyłania faksów. Za usługę płacisz stałą miesięczną opłatę.
- Niezawodność. Podczas podróży nie przegapisz żadnego faksu. Docierają do Twojego e-maila. Można je przeczytać wszędzie.
- Integracja. Twój faks jest w Twojej skrzynce pocztowej. Można go archiwizować, przeszukiwać i przekazywać dalej jak każdy inny dokument.
Technologia ta nie jest nowa. Nowością jest jego wdrożenie.
Ludzie są zmęczeni noszeniem ciężkich samochodów. Mają dość czekania na „pisk” potwierdzający wysyłkę. Chcą, aby ich narzędzia działały nawet wtedy, gdy nie ma ich przy biurku.
Zapewnia to faks mobilny. Zamień swój komputer kieszonkowy w centrum komunikacyjne.
Dlaczego przejście na faks internetowy może faktycznie zaoszczędzić pieniądze
Jeśli nadal korzystasz z tradycyjnego faksu podłączonego do miedzianej linii telefonicznej, możesz marnować pieniądze na opłaty za połączenia międzymiastowe. Jeśli wyślesz faks poza swój zasięg, zawsze liczy się to jako połączenie. Płacisz za czas połączenia, hałas, zakłócenia i odpady.
Faks internetowy całkowicie eliminuje przewody. Unikaj kosztów sprzętu, linii telefonicznych i opłat za strony. Zamiast tego płacisz niewielką jednorazową opłatę instalacyjną, a następnie stałą opłatę miesięczną. Opłata ta jest zwykle obliczana na podstawie maksymalnej liczby faksów, które planujesz wysłać. Tego się oczekuje. Ona ma swoje granice. Już przed rozpoczęciem miesiąca wiesz dokładnie, jakie będą Twoje koszty ogólne.
Nie musisz kupować, instalować ani konserwować fizycznego faksu. Nie musisz zatrudniać działu IT do zakupu kaset z tonerem lub usuwania zacięć papieru. Sprzęt to problem kogoś innego.
Wysyłanie faksu za pośrednictwem istniejącej poczty e-mail
Nowoczesne połączenia faksu internetowego są często niewidoczne. Nie jest wymagane żadne nowe oprogramowanie. Nie musisz uczyć się skomplikowanych systemów archiwizacji cyfrowej. Większość usług integruje się bezpośrednio z aplikacjami pocztowymi, z których pracownicy korzystają na co dzień.
Wprowadź adres faksu w programie pocztowym. Załącz plik. Kliknij „Prześlij”. Jest dostarczany do odbiorcy w postaci faksu.
Przepływ pracy naśladuje zwykłą pocztę e-mail, więc nie jest wymagane żadne szkolenie. Pracownicy nie muszą rozumieć protokołów kontroli transmisji ani zasad modulacji sygnału. Muszą tylko wiedzieć, jak wysłać e-mail. Zmniejsza to tarcie. Proces staje się szybszy. Usuwa barierę dla tych, którzy nienawidzą wysyłania faksów.
Korzyści związane z bezpieczeństwem informacji i prywatnością
Tradycyjne faksy są znane z wycieków danych. Faksy papierowe znajdują się na tacy wyjściowej. Oni tam czekają. Może je zabrać każdy, kto przechodzi obok. Nie ma znaczenia, czy zostały wysłane do Ciebie, czy do Twojej konkurencji. Po prostu leżą, bezbronne przed wścibskimi oczami, dopóki ktoś ich nie zabierze.
Faks internetowy eliminuje tę fizyczną lukę. Jest wysyłany bezpośrednio na konto e-mail odbiorcy. Są szyfrowane podczas transmisji. Są przechowywane cyfrowo do momentu otwarcia przez zamierzonego odbiorcę. We wspólnym biurze na biurku nie ma śladów papieru. Brak swobodnego dostępu dla asystentów administracyjnych, gości i nieostrożnych kolegów.
Oszczędzaj pieniądze na sprzęcie. Oszczędź pieniądze na wsparciu IT. Oszczędzaj czas na szkoleniach.
Praktyczne korzyści z cyfryzacji
Oprócz oszczędności i bezpieczeństwa, istnieje absolutna wygoda polegająca na tym, że nigdy więcej nie musisz mieć do czynienia z faksem. Przypomnij sobie ostatnią próbę wysłania faksu. Skończył się toner? Czy linia była zajęta? Czy w urządzeniu zaciął się papier?
Faks internetowy z łatwością rozwiązuje te problemy. Nie ma wymiennych kaset z tonerem. Nie ma sygnału zajętości, na który trzeba czekać. Nie ma kodów „błędu maszyny” do rozszyfrowania.
Nigdy więcej utraty faksu w stosie dokumentów. Faksy cyfrowe można przeszukiwać. Są oznaczone datą. Są one przechowywane w Twojej skrzynce pocztowej do wykorzystania w przyszłości. Nigdy nie blakną. Żadnych plam po kawie. Nie trafiają one przypadkowo do kosza.
Dodatkowe funkcje i narzędzia
Większość usług faksu internetowego oferuje interfejs sieciowy lub portal. Dzięki temu możesz zarządzać swoim kontem, przeglądać wysłane i otrzymane dokumenty oraz konfigurować ustawienia zaawansowane. Ty
