Você pode pensar que os grandes e quentes aparelhos de fax desapareceriam. Vivemos em um mundo de armazenamento em nuvem e assinaturas digitais. Mas algumas indústrias recusam-se a desistir. contrato jurídico. Informações sobre saúde. RP. Nessas indústrias, o envio de fax é mais do que apenas um método. Este é um requisito.
Boas notícias? Uma máquina física não é mais necessária para o envio. Os serviços de fax desktop substituíram o hardware pelo software. Envie e receba fax diretamente do seu computador. Sem atolamentos de papel. O toner não está funcionando. Uma linha telefônica dedicada não precisa ocupar sua mesa.
FAX pela Internet. É um serviço gerenciado que preenche a lacuna entre a transmissão analógica e a conveniência digital. Em vez de comprar modems e servidores, faça o pedido de um provedor de serviços terceirizado. Eles cuidam da conversão. É sua responsabilidade entregar.
Os três elementos do Internet Fax
Você só precisa de algumas coisas para começar a usar o Internet Fax. Ao contrário de antes, nenhum equipamento especial é necessário. Tudo que você precisa é:
- Um computador com programa de e-mail (ou dispositivo móvel).
- Conexão com a Internet.
- Registre-se no serviço de Fax pela Internet.
é isso. Não há modem de fax. Não há linha T. Apenas configurações de e-mail padrão.
Enviando um fax por e-mail
O processo é surpreendentemente fácil. O serviço converte e-mails em faxes, portanto você só precisa pensar no destinatário do fax como a pessoa de contato do e-mail.
- Abra seu programa de e-mail.
- Crie uma nova mensagem.
- O número de fax enviado ao destinatário (geralmente como endereço de e-mail ou na forma de um número específico@provider.com).
- Anexe seus documentos.
Formatos padrão suportados: arquivos Microsoft Word, PDF e imagens digitalizadas. Qualquer coisa que possa ser anexada a um e-mail pode ser enviada por fax.
Receba faxes no seu computador
A recepção funciona ao contrário. Remetentes remotos usam aparelhos de fax tradicionais. Eles ligarão para o número que você forneceu.
Este é o processo:
- Os provedores de serviços de fax pela Internet oferecem seus próprios números de fax (ligação gratuita ou local).
- O remetente seleciona um número e pressiona enviar.
- O provedor de serviços recebe sinais analógicos.
・Um serviço que converte dados de fax em arquivos digitais. - O provedor de serviços envia um e-mail como anexo para sua caixa de correio.
Você abre seu e-mail. Eu li o fax. É tão simples.
Fax para celular
O único aplicativo de que você precisa é o e-mail, para que você não precise ficar preso em sua mesa. Se for possível enviar e-mails do computador de mão, você poderá enviar um fax. Isso inclui smartphones e PDAs. A tecnologia não importa onde você está, desde que tenha uma conexão de dados.
Você pode transformar quase qualquer PDA em um aparelho de fax portátil, incluindo BlackBerry, Treo, PocketPC e Palm. A indústria chama isso de “fax móvel”. Isso não é mágica. É apenas um e-mail com etapas extras.
Três coisas precisam acontecer para que funcione. Em primeiro lugar, você precisa de uma conexão ativa com a Internet. Em seguida, seu dispositivo deve ser capaz de enviar e receber e-mails. Terceiro, você precisa assinar um serviço de fax pela Internet. É isso.
Conecte seu dispositivo
No passado, era difícil ficar online em um dispositivo móvel. Agora é comum. Existem várias maneiras de conectar um PDA.
Alguns modelos mais antigos ainda possuem modems tradicionais. Conecte-se a uma linha telefônica ou celular e para discagem. É muito lento. É um legado. Mas é útil se você estiver preso em uma cabana remota com apenas um telefone fixo.
A maioria dos PDAs sincroniza com o seu computador desktop. Encaixe seu dispositivo. Você pode usar uma base ou uma conexão USB direta. Se o seu computador estiver online, o seu PDA também estará online. Este é o método de conexão mais comum usado pelos usuários. Não é realmente “móvel”, mas mantém seu dispositivo pronto para uso.
Dispositivos de última geração usam redes celulares. Eles se conectam por meio de uma rede de longa distância (WAN) sem fio mantida pelas operadoras. Pague pelos dados. Envie um fax da cafeteria.
Os modelos mais recentes possuem uma placa Wi-Fi. Eles se conectam à rede local sem fio (LAN). Você chega no aeroporto. Você encontra um ponto de acesso. Você está on-line. É a mesma experiência de usar um laptop.
Uma vez conectado, o processo é o mesmo do fax de mesa. Você não precisa de novos hábitos. Você só precisa do software certo.
A verdadeira vantagem: impressão para fax
Por que se preocupar? Velocidade, é claro. Mas a maior vantagem é Imprimir para Fax.
você está no hotel. Preciso enviar um arquivo para um cliente. Eu não tenho impressora. O aparelho de fax do hotel não possui motorista. Tenho sinal de PDA e celular.
É assim que o problema é resolvido.
- Leve o documento no seu PDA.
- Envie um e-mail para você mesmo ou diretamente para o número de fax do destinatário.
- Os serviços de fax pela Internet convertem e-mails em transmissões de fax.
- O aparelho de fax local imprime.
Isso levará alguns segundos. Não há necessidade de grandes impressoras móveis. Não há necessidade de instalar nenhum driver. Você não precisa adivinhar quais portas sua máquina usa. Basta enviar um e-mail. O serviço faz o resto.
Este recurso mudará a maneira como você trabalha. Os representantes de vendas que nunca vão ao escritório podem fazer negócios em qualquer lugar. Os consultores não precisam mais carregar um aparelho de fax físico para assinar contratos. É liberdade. Este também é um código de trapaça para comunicação legada.
Os aparelhos de fax tradicionais são rígidos. Eles precisam de papel. Eles exigem proximidade. O envio de fax pela Internet elimina essas limitações.
Por que mudar do fax tradicional?
Se você nunca experimentou o fax pela Internet, deve estar se perguntando por que mudaria. A razão é prática.
- Custo. Você não precisa mais pagar chamadas telefônicas de longa distância para enviar fax. Você paga uma taxa fixa de serviço mensal.
- **Confiabilidade. ** Você não perde fax quando está viajando. Eles vão para o seu e-mail. Você pode ler em qualquer lugar.
- **Integração. ** Seu fax está em sua caixa postal. Pode ser arquivado, pesquisado e encaminhado como qualquer outro documento.
Esta tecnologia não é nova. A adoção é.
As pessoas estão cansadas de carregar máquinas pesadas. Eles estão cansados de esperar o “bip” para confirmar um envio. Eles querem que suas ferramentas funcionem mesmo quando não estão em suas mesas.
O fax móvel oferece isso. Transforme seu computador de bolso em um hub de comunicações.
Por que mudar para o fax pela Internet pode realmente economizar dinheiro
Se você ainda usa um aparelho de fax tradicional conectado a uma linha telefônica de cobre, pode estar desperdiçando dinheiro em tarifas de longa distância. Se você enviar um fax para fora de sua área, ele sempre contará como uma chamada. Você paga pelo tempo de conexão, ruído, estática e desperdício.
O envio de fax pela Internet corta o cabo completamente. Evite taxas de hardware, linha telefônica e page. Em vez disso, você paga uma pequena taxa única de configuração e, em seguida, uma taxa mensal fixa. Essa taxa geralmente é baseada no número máximo de faxes que você planeja enviar. Isto é o esperado. Tem seus limites. Você sabe exatamente quanta sobrecarga você tem antes do início do mês.
Você não precisa comprar, instalar ou gerenciar um aparelho de fax físico. Você não precisa contratar pessoal de TI para estocar cartuchos de toner ou eliminar atolamentos de papel. Hardware é problema de outra pessoa.
Envie um fax através de um e-mail existente
As conexões modernas de fax pela Internet costumam ser invisíveis. Nenhum novo software é necessário. Você não precisa aprender sistemas de arquivamento digital complexos. A maioria dos serviços integra-se diretamente aos aplicativos de e-mail que os funcionários usam todos os dias.
Digite o endereço de fax em seu programa de e-mail. Anexe o arquivo. clique em enviar. Ele é entregue ao destinatário como um fax.
O fluxo de trabalho imita o e-mail normal, portanto, nenhum treinamento é necessário. Os funcionários não precisam entender os protocolos de controle de transmissão ou como funciona a modulação de sinal. Eles só precisam saber como enviar um e-mail. Isso reduz o atrito. O processo é mais rápido. Ele remove a barreira de entrada para aqueles que odeiam enviar fax.
Segurança da informação e benefícios de privacidade
Os faxes tradicionais são famosos por vazamentos de dados. Os faxes em papel estão na bandeja de saída. Aí está esperando. Qualquer pessoa que passar poderá retirá-lo. Não importa se foi enviado para você ou para seu concorrente. Ele simplesmente fica ali, vulnerável a olhares indiscretos, até que alguém o pegue.
O envio de fax pela Internet elimina essa vulnerabilidade física. Ele é enviado diretamente para a conta de e-mail do destinatário. Eles são criptografados durante a transmissão. Eles são armazenados digitalmente até serem abertos pelo destinatário pretendido. Não há nenhum rastro de papel sobre a mesa do escritório compartilhado. Nenhuma exposição acidental a assistentes administrativos, visitantes ou colegas de trabalho descuidados.
Economize dinheiro em equipamentos. Economize dinheiro em suporte de TI. Economize tempo no treinamento.
Vantagens práticas da digitalização
Além do custo e da segurança, há também a comodidade absoluta de nunca mais ter que lidar com um aparelho de fax. Pense na última vez que você tentou enviar um fax. Está ficando sem toner? A linha ficou ocupada? A máquina travou?
O fax pela Internet pode resolver facilmente esses problemas. Não há cartuchos de toner substituíveis. Não há sinais de ocupado para esperar. Não há códigos de “erro de máquina” para decodificar.
Você não perderá mais seu fax em uma pilha de documentos. Os faxes digitais podem ser pesquisados. Está marcado com data e hora. Ele é armazenado em sua caixa de entrada para referência futura. Nunca desaparece. Não sobrou nenhuma mancha de café. Não é jogado no lixo por engano.
Recursos e ferramentas adicionais
A maioria dos serviços de fax pela Internet oferece uma interface ou portal da web. Isso permite que você gerencie sua conta, visualize documentos enviados e recebidos e defina configurações avançadas. você
