Вы можете подумать, что громоздкие и шумные факсимильные аппараты уже ушли в прошлое. Мы живем в мире облачных хранилищ и цифровых подписей. Но некоторые отрасли отказываются от них отказываться. Юридические контракты. Медицинская информация. PR. В этих отраслях факсимильная связь — это не просто метод. Это требование.
Хорошая новость? Для отправки больше не нужен физический аппарат. Настольные факсимильные сервисы заменили оборудование программным обеспечением. Отправляйте и получайте факсы напрямую с компьютера. Никаких замятий бумаги. Не работает тонер. Выделенная телефонная линия не должна занимать место на вашем столе.
Интернет-факс. Это управляемый сервис, который стирает грань между аналоговым вещанием и цифровым удобством. Вместо покупки модемов и серверов, закажите услугу у стороннего провайдера. Они занимаются конвертацией. Ваша задача — обеспечить доставку.
Три элемента интернет-факса
Для начала работы с интернет-факсом вам понадобится всего несколько вещей. В отличие от прошлого, специальное оборудование не требуется. Все, что вам нужно:
- Компьютер с почтовой программой (или мобильное устройство).
- Интернет-соединение.
- Регистрация в сервисе интернет-факса.
Вот и все. Нет факс-модема. Нет линии T1. Только стандартные настройки электронной почты.
Отправка факса по электронной почте
Процесс удивительно прост. Сервис преобразует электронные письма в факсы, поэтому вам нужно просто рассматривать номер получателя факса как контакт для электронного письма.
- Откройте свою почтовую программу.
- Создайте новое сообщение.
- Укажите номер факса получателя (обычно в виде адреса электронной почты или в формате specific_number@provider.com).
- Прикрепите ваши документы.
Поддерживаемые стандартные форматы: файлы Microsoft Word, PDF и отсканированные изображения. Любой файл, который можно прикрепить к электронному письму, можно отправить факсом.
Получение факсов на компьютер
Процесс приема работает в обратном порядке. Удаленные отправители используют традиционные факсимильные аппараты. Они позвонят на предоставленный вами номер.
Этот процесс выглядит так:
- Провайдеры услуг интернет-факса предоставляют свои собственные номера факсов (бесплатные или местные).
- Отправитель выбирает номер и нажимает «Отправить».
- Провайдер услуг принимает аналоговые сигналы.
- Сервис преобразует данные факса в цифровые файлы.
- Провайдер отправляет электронное письмо с вложением в ваш почтовый ящик.
Вы открываете электронную почту. Читаете факс. Вот и все.
Факс с мобильного телефона
Единственное приложение, которое вам нужно, — это электронная почта, поэтому вам не нужно сидеть за столом. Если вы можете отправлять электронные письма с портативного устройства, вы можете отправить факс. Это включает смартфоны и КПК. Технология не имеет значения, где вы находитесь, главное, чтобы у вас было подключение к данным.
Вы можете превратить практически любой КПК в портативный факс-аппарат, включая BlackBerry, Treo, PocketPC и Palm. В отрасли это называется «мобильный факс». Это не магия. Это просто электронная почта с дополнительными шагами.
Для этого должны произойти три вещи. Во-первых, вам нужно активное подключение к Интернету. Во-вторых, ваше устройство должно иметь возможность отправлять и получать электронную почту. В-третьих, вам нужно подписаться на услугу интернет-факсимильной связи. Вот и всё.
Подключение вашего устройства
В прошлом подключение мобильных устройств к сети было сложным. Теперь это обычное дело. Существует несколько способов подключения КПК.
Некоторые старые модели всё ещё оснащены традиционными модемами. Подключайтесь к телефонной линии или мобильному телефону для dial-up-подключения. Это очень медленно. Это устаревшая технология. Но она полезна, если вы застряли в удалённой хижине, где есть только стационарная линия.
Большинство КПК синхронизируются с настольным компьютером. Подключите устройство док-станцией. Вы можете использовать док-станцию или прямое USB-подключение. Если ваш компьютер подключён к сети, то и ваш КПК также подключён. Это самый распространённый метод подключения, используемый пользователями. Это не совсем «мобильно», но это позволяет вашему устройству всегда быть готовым к работе.
Устройства высокого класса используют сотовые сети. Они подключаются через беспроводную широкополосную сеть (WAN), обслуживаемую операторами связи. Платите за передачу данных. Отправляйте факсы из кофейни.
Новые модели оснащены картами Wi-Fi. Они подключаются к беспроводной локальной сети (LAN). Вы прибываете в аэропорт. Вы находите точку доступа. Вы выходите в сеть. Это тот же опыт, что и при использовании ноутбука.
После подключения процесс такой же, как и при отправке факса с настольного компьютера. Вам не нужно менять привычки. Вам просто нужно правильное программное обеспечение.
Главное преимущество: отправка факса печатью
Зачем этим заниматься? Скорость, конечно. Но главное преимущество — отправка факса печатью.
Вы находитесь в отеле. Мне нужно отправить файл клиенту. У меня нет принтера. Факс-аппарат отеля не имеет драйверов. У меня есть КПК и сигнал сотовой связи.
Вот как решается эта проблема.
- Возьмите документ на свой КПК.
- Отправьте электронное письмо себе или напрямую на факс-номер получателя.
- Службы интернет-факсимильной связи преобразуют электронные письма в факсимильные передачи.
- Местный факс-аппарат распечатывает его.
Это займет несколько секунд. Нет необходимости в больших мобильных принтерах. Нет необходимости устанавливать какие-либо драйверы. Вам не нужно гадать, какие порты использует ваше устройство. Просто отправьте электронное письмо. Остальное сделает служба.
Эта функция изменит ваш рабочий процесс. Менеджеры по продажам, которые никогда не видят офис, могут заключать сделки на ходу. Консультантам больше не нужно носить с собой физический факс-аппарат для подписания контрактов. Это свобода. Это также «чит-код» для устаревших систем связи.
Традиционные факс-аппараты жесткие. Им нужна бумага. Они требуют близости. Интернет-факсимильная связь устраняет эти ограничения.
Почему стоит перейти с традиционного факса?
Если вы никогда не пробовали интернет-факс, вы можете задаться вопросом, зачем вам переходить. Причина практическая.
- Стоимость. Вам больше не нужно платить за междугородние телефонные звонки за отправку факсов. Вы платите фиксированную ежемесячную плату за услугу.
- Надёжность. Вы не пропускаете факсы, когда путешествуете. Они приходят на вашу электронную почту. Вы можете прочитать их в любом месте.
- Интеграция. Ваш факс находится в вашем почтовом ящике. Его можно архивировать, искать и пересылать как любой другой документ.
Эта технология не нова. Новым является её внедрение.
Люди устали таскать с собой тяжелые машины. Они устали ждать «писк», подтверждающий отправку. Они хотят, чтобы их инструменты работали даже тогда, когда они не находятся за своим рабочим столом.
Мобильный факс обеспечивает это. Превратите свой карманный компьютер в коммуникационный центр.
Почему переход на интернет-факс на самом деле может сэкономить ваши деньги
Если вы все еще используете традиционный факс-аппарат, подключенный к медной телефонной линии, вы можете зря тратить деньги на оплату междугородних соединений. Если вы отправляете факс за пределы своей зоны покрытия, это всегда считается звонком. Вы платите за время соединения, шум, помехи и отходы.
Интернет-факс полностью отказывается от проводов. Избегайте расходов на оборудование, телефонные линии и оплату за страницу. Вместо этого вы платите небольшую разовую плату за настройку, а затем фиксированную ежемесячную плату. Эта плата обычно зависит от максимального количества факсов, которые вы планируете отправлять. Это ожидаемо. У нее есть свои пределы. Вы точно знаете, какие у вас будут накладные расходы, еще до начала месяца.
Вам не нужно покупать, устанавливать или обслуживать физический факс-аппарат. Вам не нужно нанимать ИТ-специалистов для закупки картриджей с тонером или устранения замятий бумаги. Оборудование — это чужая проблема.
Отправка факса через существующую электронную почту
Современные соединения интернет-факса часто незаметны. Не требуется новое программное обеспечение. Вам не нужно изучать сложные системы цифрового архивирования. Большинство сервисов интегрируются напрямую с почтовыми приложениями, которые сотрудники используют каждый день.
Введите адрес факса в вашей почтовой программе. Прикрепите файл. Нажмите «Отправить». Он доставляется получателю как факс.
Рабочий процесс имитирует обычную электронную почту, поэтому обучение не требуется. Сотрудникам не нужно понимать протоколы управления передачей или принципы модуляции сигнала. Им нужно лишь знать, как отправить электронное письмо. Это снижает трение. Процесс становится быстрее. Он устраняет барьер для тех, кто ненавидит отправку факсов.
Преимущества в области информационной безопасности и конфиденциальности
Традиционные факсы известны случаями утечки данных. Бумажные факсы лежат на лотке выхода. Они там ждут. Любой проходящий мимо может их взять. Неважно, были ли они отправлены вам или вашему конкуренту. Они просто лежат там, уязвимые для чужих взглядов, пока кто-нибудь их не заберет.
Интернет-факс устраняет эту физическую уязвимость. Он отправляется напрямую в учетную запись электронной почты получателя. Они шифруются во время передачи. Они хранятся в цифровом виде до тех пор, пока не будут открыты предполагаемым получателем. В общем офисе на столе не остается бумажного следа. Нет случайного доступа для административных помощников, посетителей или небрежных коллег.
Экономьте деньги на оборудовании. Экономьте деньги на ИТ-поддержке. Экономьте время на обучении.
Практические преимущества цифровизации
Помимо экономии и безопасности, существует абсолютное удобство больше никогда не иметь дело с факс-аппаратом. Вспомните последний раз, когда вы пытались отправить факс. Закончился тонер? Линия была занята? Машина замяла бумагу?
Интернет-факс легко решает эти проблемы. Нет сменных картриджей с тонером. Нет сигнала занятости, который нужно ждать. Нет кодов «ошибки машины», которые нужно расшифровывать.
Вы больше не потеряете свой факс в стопке документов. Цифровые факсы доступны для поиска. Они имеют временную метку. Они хранятся в вашем почтовом ящике для будущего использования. Они никогда не выцветают. Нет пятен от кофе. Их случайно не выбрасывают в мусор.
Дополнительные функции и инструменты
Большинство сервисов интернет-факса предлагают веб-интерфейс или портал. Это позволяет вам управлять своей учетной записью, просматривать отправленные и полученные документы, а также настраивать расширенные параметры. вы
