Je zou denken dat de grote, hippe faxmachines verdwenen zouden zijn. We leven in een wereld van cloudopslag en digitale handtekeningen. Maar sommige industrieën weigeren los te laten. juridisch contract. Gezondheidsinformatie. PR. In deze sectoren is faxen meer dan alleen een methode. Dit is een vereiste.
Goed nieuws? Voor het verzenden is geen fysieke machine meer nodig. Desktopfaxdiensten vervingen hardware door software. Verzend en ontvang faxen rechtstreeks vanaf uw computer. Geen papierstoringen. De toner werkt niet. Een speciale telefoonlijn hoeft uw bureau niet in beslag te nemen.
Internetfax. Het is een beheerde service die de kloof overbrugt tussen analoge uitzendingen en digitaal gemak. In plaats van modems en servers te kopen, bestelt u bij een externe serviceprovider. Zij verzorgen de conversie. Het is uw verantwoordelijkheid om te leveren.
Зміст
De drie elementen van internetfax
U heeft slechts een paar dingen nodig om aan de slag te gaan met Internetfax. In tegenstelling tot voorheen is er geen speciale uitrusting vereist. Het enige wat je nodig hebt is:
- Een computer met een e-mailprogramma (of mobiel apparaat).
- Internetverbinding.
- Registreer voor de internetfaxservice.
dat is het. Er is geen faxmodem. Er is geen T-lijn. Alleen standaard e-mailinstellingen.
Een fax per e-mail verzenden
Het proces is verrassend eenvoudig. De dienst zet e-mails om in faxen, zodat u alleen de ontvanger van de fax als contactpersoon van de e-mail hoeft te beschouwen.
- Open uw e-mailprogramma.
- Maak een nieuw bericht.
- Het faxnummer dat naar de ontvanger is verzonden (meestal als e-mailadres of in de vorm van een specifiek [email protected]).
- Voeg uw documenten toe.
Ondersteunde standaardformaten: Microsoft Word -bestanden, PDF en gescande afbeeldingen. Alles wat aan een e-mail kan worden toegevoegd, kan worden gefaxt.
Ontvang faxen op uw computer
Receptie werkt andersom. Externe afzenders gebruiken traditionele faxmachines. Zij zullen het door u opgegeven nummer bellen.
Dit is het proces:
- Internetfaxserviceproviders bieden hun eigen faxnummers aan (gratis of lokaal).
- De afzender selecteert een nummer en drukt op verzenden.
- De serviceprovider ontvangt analoge signalen.
・Een service die faxgegevens omzet in digitale bestanden. - De serviceprovider stuurt een e-mail als bijlage naar uw mailbox.
Je opent je e-mail. Ik heb de fax gelezen. Zo simpel is het.
Mobiele telefoonfax
De enige app die je nodig hebt is e-mail, zodat je niet aan je bureau hoeft te blijven zitten. Als u vanaf uw handheld e-mail kunt verzenden, kunt u ook een fax verzenden. Denk hierbij aan smartphones en PDA’s. Technologie maakt niet uit waar je bent, zolang je maar een dataverbinding hebt.
U kunt van bijna elke PDA een draagbaar faxapparaat maken, inclusief BlackBerry, Treo, PocketPC en Palm. De industrie noemt dit “mobiele fax”. Dit is geen magie. Het is gewoon een e-mail met extra stappen.
Er moeten drie dingen gebeuren voordat het werkt. Allereerst heeft u een actieve internetverbinding nodig. Vervolgens moet uw apparaat e-mail kunnen verzenden en ontvangen. Ten derde moet u zich abonneren op een internetfaxservice. Dat is alles.
Sluit uw apparaat aan
In het verleden was het lastig om online te gaan op een mobiel apparaat. Nu is het gebruikelijk. Er zijn verschillende manieren om een PDA aan te sluiten.
Sommige oudere modellen hebben nog steeds traditionele modems. Maak verbinding met een telefoonlijn of mobiele telefoon en voor inbellen. Het is erg traag. Het is erfenis. Maar het is wel handig als je vastzit in een afgelegen hutje met alleen een vaste lijn.
De meeste PDA’s synchroniseren met uw desktopcomputer. Dock uw apparaat. U kunt een houder of een directe USB-verbinding gebruiken. Als uw computer online is, is uw PDA ook online. Dit is de meest gebruikelijke verbindingsmethode die door gebruikers wordt gebruikt. Het is niet echt “mobiel”, maar het houdt uw apparaat gereed voor gebruik.
Geavanceerde apparaten maken gebruik van mobiele netwerken. Ze maken verbinding via een draadloos wide area network (WAN) dat wordt onderhouden door de providers. Betaal voor gegevens. Stuur een fax vanuit de coffeeshop.
Nieuwere modellen hebben een Wi-Fi-kaart. Deze maken verbinding met een draadloos lokaal netwerk (LAN). Je arriveert op de luchthaven. Je vindt een hotspot. Je bent online. Het is dezelfde ervaring als het gebruik van een laptop.
Eenmaal aangesloten, is het proces hetzelfde als bij desktopfaxen. Je hebt geen nieuwe gewoonten nodig. Je hebt alleen de juiste software nodig.
Het echte voordeel: printen naar faxen
Waarom moeite doen? Snelheid natuurlijk. Maar het grootste voordeel is Afdrukken naar faxen.
je bent in het hotel. Ik moet een bestand naar een klant sturen. Ik heb geen printer. Het faxapparaat van het hotel heeft geen chauffeur. Ik heb een PDA en een mobiel telefoonsignaal.
Dit is hoe het probleem wordt opgelost.
- Neem het document op uw PDA.
- Stuur een e-mail naar uzelf of rechtstreeks naar het faxnummer van de ontvanger.
- Internetfaxdiensten zetten e-mails om in faxtransmissies.
- Het lokale faxapparaat drukt het af.
Dit duurt een paar seconden. Er zijn geen grote mobiele printers nodig. U hoeft geen stuurprogramma’s te installeren. U hoeft niet te raden welke poorten uw machine gebruikt. Stuur gewoon een e-mail. De dienst doet de rest.
Deze functie zal de manier waarop u werkt veranderen. Verkopers die het kantoor nooit zien, kunnen onderweg deals sluiten. Consultants hoeven niet langer een fysiek faxapparaat bij zich te hebben om contracten te ondertekenen. Het is vrijheid. Dit is ook een cheatcode voor verouderde communicatie.
Traditionele faxmachines zijn rigide. Ze hebben papier nodig. Ze eisen nabijheid. Internetfaxen heft deze beperkingen op.
Waarom overstappen van traditioneel faxen?
Als u nog nooit internetfaxen heeft geprobeerd, vraagt u zich misschien af waarom u zou overstappen. De reden is praktisch.
- Kosten. U hoeft niet langer interlokale telefoongesprekken te betalen voor het verzenden van faxen. U betaalt een vast maandelijks servicebedrag.
- **Betrouwbaarheid. ** U mist geen faxen als u op reis bent. Ze gaan naar uw e-mail. Je kunt het overal lezen.
- **Integratie. ** Uw fax bevindt zich in uw mailbox. Het kan net als elk ander document worden gearchiveerd, doorzocht en doorgestuurd.
Deze technologie is niet nieuw. De adoptie is.
Mensen zijn het beu om met zware machines te sjouwen. Ze zijn het beu om te wachten op de “piep” om een verzending te bevestigen. Ze willen dat hun tools werken, zelfs als ze niet achter hun bureau zitten.
Mobiel faxen levert dat op. Verander uw zakcomputer in een communicatiehub.
Waarom overstappen op internetfaxen u daadwerkelijk geld kan besparen
Als u nog steeds een traditioneel faxapparaat gebruikt dat op een koperen telefoonlijn wordt aangesloten, verspilt u mogelijk geld aan interlokale kosten. Als u buiten uw regio een fax verzendt, telt dit altijd als een oproep. U betaalt voor verbindingstijd, geluid, statische elektriciteit en verspilling.
Bij internetfaxen wordt het snoer volledig doorgesneden. Vermijd hardware-, telefoonlijn- en paginakosten. In plaats daarvan betaalt u een kleine eenmalige installatiekost en daarna een vast maandelijks bedrag. Deze vergoeding is meestal gebaseerd op het maximale aantal faxen dat u wilt verzenden. Dit is zoals verwacht. Het heeft zijn grenzen. Voordat de maand begint, weet u precies hoeveel overhead u heeft.
U hoeft geen fysiek faxapparaat te kopen, installeren of beheren. U hoeft geen IT-personeel in te huren om tonercartridges op voorraad te houden of papierstoringen te verhelpen. Hardware is het probleem van iemand anders.
Verzend een fax via een bestaande e-mail
Moderne internetfaxverbindingen zijn vaak onzichtbaar. Er is geen nieuwe software vereist. U hoeft geen complexe digitale archiefsystemen te leren. De meeste diensten kunnen rechtstreeks worden geïntegreerd met de e-mailtoepassingen die werknemers dagelijks gebruiken.
Voer het faxadres in uw e-mailprogramma in. Voeg het bestand toe. druk op verzenden. Het wordt als fax bij de ontvanger afgeleverd.
De workflow bootst gewone e-mail na, dus er is geen training vereist. Werknemers hoeven geen transmissiecontroleprotocollen te begrijpen of te begrijpen hoe signaalmodulatie werkt. Ze moeten alleen weten hoe ze een e-mail moeten verzenden. Dit vermindert wrijving. Het proces is sneller. Het neemt de toegangsbarrière weg voor degenen die een hekel hebben aan faxen.
Informatiebeveiliging en privacyvoordelen
Traditionele faxen zijn berucht vanwege datalekken. Papieren faxen bevinden zich in de uitvoerlade. Daar wacht het. Iedereen die langskomt, kan het ophalen. Het maakt niet uit of het naar u of uw concurrent is verzonden. Het blijft daar maar zitten, kwetsbaar voor nieuwsgierige blikken, totdat iemand het oppakt.
Internetfaxen elimineert deze fysieke kwetsbaarheid. Het wordt rechtstreeks naar het e-mailaccount van de ontvanger verzonden. Deze worden tijdens de verzending gecodeerd. Deze worden digitaal bewaard totdat ze door de beoogde ontvanger worden geopend. Er ligt geen papierspoor meer op de tafel in het gedeelde kantoor. Geen accidentele blootstelling aan administratieve medewerkers, bezoekers of onzorgvuldige collega’s.
Bespaar geld op apparatuur. Bespaar geld op IT-ondersteuning. Bespaar tijd op training.
Praktische voordelen van digitalisering
Naast de kosten en veiligheid is er ook het absolute gemak dat u nooit meer met een faxapparaat hoeft te werken. Denk eens aan de laatste keer dat u probeerde een fax te verzenden. Geen toner meer? Is de lijn bezet geworden? Is de machine vastgelopen?
Internetfaxen kan deze problemen gemakkelijk oplossen. Er zijn geen vervangbare tonercartridges. Er zijn geen bezetsignalen om te wachten. Er zijn geen “machinefout”-codes om te decoderen.
U raakt uw fax niet langer kwijt tussen een stapel documenten. Digitale faxen zijn doorzoekbaar. Het heeft een tijdstempel. Het wordt opgeslagen in uw inbox voor toekomstig gebruik. Het vervaagt nooit. Er blijven geen koffievlekken achter. Het wordt niet per ongeluk in de prullenbak gegooid.
Extra functies en hulpmiddelen
De meeste internetfaxdiensten bieden een webinterface of portaal. Hiermee kunt u uw account beheren, verzonden en ontvangen documenten bekijken en geavanceerde instellingen configureren. Jij
