One World Trade Center wznosi się 400 metrów nad panoramą Manhattanu. Rzuca długi cień na Empire State Building, przypominając o odporności Amerykanów i kolosalnej skali nowoczesnego budownictwa. Ten szklany pomnik nie pojawił się z dnia na dzień. Od 2006 roku ogromną ekipę buduje tę konstrukcję.
Ktoś musiał koordynować ten chaos.
Tym „ktoś” jest kierownik projektu budowlanego. Niezależnie od tego, czy brukujesz parking, czy budujesz kompleks apartamentowy, kierownik projektu (PM) jest na czele. Planuje pracę. Kontroluje postęp. Pilnuje, żeby cały ten bałagan się nie rozpadł.
Ta praca nie jest dla początkujących. Zwykle wymagany jest stopień naukowy (stopień współpracownika). Czasami wymagany jest czteroletni dyplom inżyniera. Musisz także mieć pięcioletnie doświadczenie w pokrewnej dziedzinie. Płaca odzwierciedla poziom odpowiedzialności, a kierownicy projektów zarabiają około 84 000 dolarów rocznie. Oczekuje się, że w ciągu tej dekady zatrudnienie na tym stanowisku wzrośnie o 17 procent.
Oto jak faktycznie wygląda ta praca.
Зміст
1. Planowanie pracy
Przed wbiciem pierwszego gwoździa projekt musi zostać zatwierdzony. Kierownik projektu dokonuje przeglądu proponowanego projektu, aby określić, w jaki sposób i kiedy prace zostaną wykonane. Obejmuje to prace przygotowawcze, które należy zakończyć przed rozpoczęciem budowy budynku.
Szacunki kosztów są krytyczne. Określa cenę, po której Twoja firma będzie wyceniać usługi. Zły szacunek oznacza utratę kontraktu lub stratę na projekcie.
Kierownik projektu opracowuje również harmonogram wyników. To jest mapa drogowa. Zespół konstrukcyjny musi go ściśle przestrzegać. Jeżeli tak się nie stanie, prace nie zostaną ukończone w terminie. To kolejny cel: wydajność. Rentowność jest ważna. Menedżer musi dokładnie przeanalizować projekt. To przygotowanie pozwala mu skutecznie stawić czoła nieoczekiwanym wyzwaniom w momencie ich pojawienia się.
2. Zatrudnianie, zwalnianie, nadzór
Kierownik projektu zarządza procesem. To nie tylko rysowanie rysunków. To jest zarządzanie tymi, którzy noszą kaski. Musisz kierować robotnikami. Zatrudniasz ich. Zwalniasz ich. Jeśli ktoś spędza więcej czasu w toalecie niż w pracy, podejmujesz działania. Jest to wszechstronna rola menedżerska. Niezależnie od tego, czy prowadzisz cyrk, czy zespół sprzedaży w Sheboygan, cel jest ten sam – wykonywanie pracy za pośrednictwem innych ludzi.
Zakup narzędzi i materiałów
Bill Parcells powiedział kiedyś, że chce wybierać swoich zawodników. Kierownicy projektów budowlanych potrzebują takiej samej kontroli nad swoim sprzętem. Twój zespół jest bezużyteczny bez odpowiedniego sprzętu. Musisz zapewnić dostawę wszystkiego, czego potrzebujesz. To znaczy paznokcie. Mam tu na myśli buldożery. Oznacza to znalezienie miejsc do przechowywania tego wszystkiego.
Potrzebujesz także systemu do śledzenia zapasów. Jeśli nie będziesz śledzić swoich zapasów, stracisz je. A jeśli je zgubisz, stracisz czas. Na budowie czas to pieniądz. Musisz utrzymywać koszty w ramach budżetu, upewniając się, że nikt nie czeka na naprawy lub części zamienne. Dbałość o tę kwestię zapobiegnie przyszłym opóźnieniom.
Wyznaczanie jasnych celów
Zanim pierwsza łopata uderzy w ziemię, musisz określić cel podróży. Cele to nie tylko plakaty motywacyjne. To są konkretne kamienie milowe. Definiują sukces. Bez nich pozostanie Ci tylko sterta materiałów i zdezorientowana załoga.
Ustal konkretne, mierzalne wskaźniki. Kiedy należy wylać fundament? Kiedy należy wznieść konstrukcję szkieletową? Daty te wyznaczają harmonogram. Zapewniają, że podwykonawcy zostaną pociągnięci do odpowiedzialności. Dają pracownikom wyraźną linię mety. Niewyraźne cele prowadzą do niewyraźnych wyników. Bądź konkretny.
„Cel bez planu jest tylko życzeniem.” – Antoine’a de Saint-Exupéry’ego
Dotyczy to każdego etapu budowy. Od rozbiórki po płytę gipsowo-kartonową – każdy etap musi mieć jasno określony punkt końcowy. Połącz te cele ze swoim budżetem. Jeśli któryś etap przekroczy budżet, od razu się o tym dowiesz. Nie dowiesz się o tym na spotkaniu dotyczącym rozwiązywania problemów.
Celem powinny być także protokoły bezpieczeństwa. Nie tylko jako myśl końcowa. Zerowy poziom kontuzji. Prawidłowe stosowanie środków ochrony indywidualnej (ŚOI). Codzienne odprawy w ramach rozmów na temat narzędzi (spotkania instrumentalne). Nie jest to opcjonalne. Jest to niepodlegające negocjacjom wskazanie celu.
Kierownik projektu wyznacza tempo. Brygada podąża za nim. Jeśli cele są niejasne, praca zostaje zatrzymana. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak wygląda „wykonana praca”. Następnie obserwuj, jak działają.
Kierownik projektu budowlanego nie bierze młotka do ręki. Nie wierci otworów prowadzących ani nie wkręca śrub końcowych. Jeśli jednak praca się spóźnia, przekracza budżet lub zostaje ukończona z błędami, cała odpowiedzialność spada na jego barki. Jego zadaniem jest zapewnienie wysokiej jakości wykonania prac w terminie i bez przekraczania przyznanego budżetu.
Po podpisaniu umowy kierownik projektu (PM) przechodzi w aktywny tryb pracy. Nie tylko przegląda rysunki. Szczegółowo studiuje warunki umowy. Każde wymaganie i wynik pracy jest starannie zaplanowany. Celem jest jasne zdefiniowanie, co oznacza „gotowy przedmiot”, aby uniknąć przykrych niespodzianek w przyszłości. Na tej podstawie tworzony jest harmonogram i budżet. Duże zadania są podzielone na mikrocele dla każdej fazy budowy. Ten poziom szczegółowości pozwala dokładnie określić liczbę potrzebnych pracowników oraz ilość materiałów, które należy zamówić, aby osiągnąć te cele.
Terminy dotrzymywania
Wśród doświadczonych budowniczych istnieje stary dowcip: projekt budowlany to po prostu zbiór luźno powiązanych działań, które są ukończone w 90%, przekraczają budżet i opóźniają się. To zabawne, bo prawdziwe.
Czas to nie tylko miernik. To jest broń finansowa. Większość umów zawiera postanowienia dotyczące opłat za zwłokę. Jeśli zakończysz pracę z opóźnieniem, budowniczy zapłaci karę. Dlatego kierownik projektu musi ustalić napięty harmonogram. Określa więcej niż tylko daty rozpoczęcia i zakończenia. Określa terminy pośrednie dla każdej fazy głównej. Następnie codziennie sprawdza postęp prac.
Wszystko nie idzie zgodnie z planem. Pogoda się pogarsza. Pracownik jest ranny. Określone zadanie zajmuje dwa razy więcej czasu niż planowano. Kiedy harmonogram zostaje zakłócony, kierownik projektu musi szybko się dostosować. Identyfikuje wąskie gardła i dostosowuje alokację zasobów, aby wrócić na właściwe tory. To jest kontrola reaktywna. Nie czekasz, aż przegapisz termin. Wcześnie zauważasz nieprawidłowości.
Trzymanie się budżetu
Centra handlowe i parki biurowe nie powstają z miłości do architektury. Są to przedsiębiorstwa komercyjne. Kierownik projektu wie, że każdy dolar wydany na robociznę, sprzęt i materiały jest odejmowany od zysków. Zanim pierwsza łopata uderzy w ziemię, oblicza szacunkową kwotę. Wynagrodzenie. Wynajem sprzętu. Koszt materiałów. Liczby te tworzą budżet bazowy.
Podstawą projektu jest prognozowanie kosztów. Wyznacza granice dla wszystkiego innego. Po rozpoczęciu pracy kierownik projektu kontroluje koszty. Co tydzień, a nawet codziennie porównuje koszty rzeczywiste z kosztami szacunkowymi. Jeśli jakakolwiek kategoria wydatków krwawi, obcina ją. Minimalizuje straty. Nie obejmuje innych niż istotne pozycji wydatków. Celem jest, aby ostateczna kwota była niższa od kwoty szacunkowej.
Inżynieria wartości
To nie jest modne określenie. Jest to technika, która powstała w General Electric podczas II wojny światowej. Cel jest prosty: obniżyć koszty bez poświęcania funkcjonalności. Kierownik projektu przygląda się każdemu narzędziu, materiałowi i zadaniu, zadając dokładnie pytanie, jaką funkcję pełni. Jeśli droższy materiał spełnia tę samą funkcję co tańszy, zastępuje go. Rozważa alternatywy. Poszukuje najskuteczniejszej drogi do pożądanego rezultatu. Chodzi o wykonywanie tej samej pracy za mniejsze pieniądze.
Informowanie interesariuszy
Kierownik projektu podlega dwóm stronom. Przed firmą budowlaną, która go zatrudnia. I przed klientem, który zapłacił za pracę. Ta podwójna lojalność może być skomplikowana. Kierownik projektu musi przez cały czas informować obie strony.
Robi to poprzez raporty. Raporty wewnętrzne dla firmy. Raporty zewnętrzne dla klienta. Dokumenty te obejmują stan prac, wykorzystanie sprzętu, zgodność z politykami i wszelkie powstałe problemy. Jeśli pojawi się problem, który może opóźnić terminy lub zwiększyć koszty, kierownik projektu nie może go ukryć. Musi natychmiast powiadomić klienta. Przewiduje konsekwencje. Sugeruje poprawki. Przejrzystość zapobiega nieoczekiwanym sporom w przyszłości.
Zarządzanie sporami
Czasami kierownik projektu musi przyjąć rolę sędziego. Spory są nieuniknione. Powstają pomiędzy pracownikami. Między podwykonawcami. Między wykonawcą a klientem. Nierozwiązany konflikt może zatrzymać projekt. Może to skutkować kosztami prawnymi. Może to odwrócić uwagę zespołu od produktywności.
Pracując z pracownikami, kierownik projektu tłumi problemy w zarodku. Pomocne są jasne środki zapobiegawcze i skuteczne mechanizmy rozwiązywania konfliktów. Nie pozwalasz, aby narastały drobne żale.
Spory klientów są bardziej złożone. Często wynikają one z opóźnień w terminach, gwarancji wykonania lub zmian w pierwotnej umowie. Kierownik projektu musi rozwiązać te problemy szybko i nieformalnie. W razie potrzeby przyciąga wiedzę techniczną. Celem jest dalsza praca. Postępowanie sądowe to ostateczność, a nie strategia.
Alternatywne rozstrzyganie sporów
Wiele nowoczesnych umów budowlanych zawiera postanowienia dotyczące alternatywnych metod rozstrzygania sporów (ADR). Jeśli sytuacja się pogorszy, strony nie śpieszą się do sądu.
Arbitraż jest powszechny. Neutralna strona trzecia rozpatruje argumenty i podejmuje wiążącą decyzję. Obie strony zobowiązane są do jego przestrzegania. Jest to szybsze i często tańsze rozwiązanie niż skierowanie sprawy na drogę sądową. Mediacja to kolejna opcja. Mediator pomaga stronom osiągnąć porozumienie. Ale mediator nie podejmuje decyzji. Jest to proces dobrowolny.
Kierownik projektu musi wiedzieć, jaką ścieżkę narzuca mu jego umowa. Bo kiedy zaczyna się praca, trzeba wiedzieć, czy negocjujesz, czy bierzesz udział w procesie sądowym. Prace trwają, ale presja trwa.
Zarządzanie ryzykiem
Umowy to nie tylko dokumenty. Tylko to stoi pomiędzy marzeniem o remoncie a prawniczym koszmarem.
Ale w każdym projekcie kryje się niebezpieczeństwo. Którego nie da się wyeliminować poprzez zwykłe dodanie klauzuli do umowy.
Ryzyko.
On jest wszędzie. Opóźniony ze względu na pogodę. Brakuje materiałów. Brakuje wykwalifikowanych pracowników, którzy znikają, gdy praca staje się trudna.
Kierownik projektu (PM) nie tylko pisze umowy. Zarządza niepewnością.
Identyfikacja luk w zabezpieczeniach
Każdy remont domu ma słabe punkty.
Myślisz, że pomyślałeś o wszystkim. Ale nie przewidziałeś tego.
- Zakłócenia w łańcuchu dostaw: Czy jest to okno niestandardowe? Brakuje go od sześciu tygodni. Teraz twoi stolarze są bezczynni.
- Opóźnienia w wydawaniu pozwoleń: Inspektor miejski jest chory. Albo zajęty. Albo się nie pojawia.
- Wiarygodność podwykonawców: Zaginął elektryk, którego ostatnio zatrudniłeś.
Dobry premier widzi te luki, zanim się otworzą. Nie czeka na burzę. Buduje dach.
Strategie łagodzenia
Jak chronić swój budżet i harmonogram?
1. Zarezerwuj czas.
Dodaj 10-15% do swojego harmonogramu. Nie dla zabawy. Dla rzeczywistości.
2. Dostawcy zapasowi.
Nigdy nie polegaj na jednym dostawcy. Jeśli główne źródło ulegnie awarii, potrzebna jest linia zapasowa. Poznaj ich imiona. Poznaj ich ceny. Miej pod ręką kontakt.
3. Jasne granice zakresu prac.
Niejasne umowy powodują zwiększenie zakresu prac. Napływ pracy zabija budżety. Określ, co dokładnie obejmuje. A co nie jest uwzględnione.
„Niejednoznaczność umowy jest zaproszeniem do katastrofy”.
Monitorowanie i regulacja
Zarządzanie ryzykiem nie jest zadaniem jednorazowym. To proces ciągły.
Sprawdzaj co tydzień. Nie codziennie. Codzienność to mikrozarządzanie. Co tydzień jest nadzór.
- Czy materiały są na miejscu?
- Czy podwykonawcy pojawiają się na czas?
- Czy za płytą gipsowo-kartonową występują nieoczekiwane problemy strukturalne?
Jeśli coś się zmieni, dostosuj plan. Nie panikować. Po prostu zmień kurs.
Koszt ignorowania ryzyka
Właściciele domów często pomijają ten krok. Uważają, że jest to zbyt techniczne. Zbyt nudne.
To jest błędne.
To różnica między wykończoną kuchnią a w połowie ukończoną strefą katastrofy, która kosztuje dwa razy więcej niż planowano.
Poznaj swoje słabe strony. Twórz własne bufory. Zachowaj czujność.
Domu nie interesuje twój harmonogram. Interesuje go tylko grawitacja, pogoda i materiały.
Bądź przygotowany na wszystkie trzy.
Zarządzanie ryzykiem to coś więcej niż tylko modne hasło. Jest to tarcza, którą tworzysz, aby projekt nie wymknął się spod kontroli. Podczas rozwiązywania problemów cel jest prosty: zminimalizować liczbę faktycznie napotykanych problemów. Nie chcesz być tym, który będzie trzymał wąż, gdy wszystko pójdzie nie tak.
Projekty budowlane są jak pola minowe. Istnieje wiele czynników, które stwarzają potencjalne ryzyko.
Warunki na miejscu.
Założenia projektowe.
Normy i regulacje społeczne.
Bezpieczeństwo pracowników.
Kwestie środowiskowe i wymagania regulacyjne.
To tylko kilka z nich. Lista nie ma końca. Ponieważ liczba ryzyk gwałtownie wzrosła, klienci nie podejmują już ryzyka. Chcą ochrony. Klienci wymagają obecnie, aby wykonawca poniósł choć częściową odpowiedzialność za straty spowodowane tymi czynnikami. Niemożliwe jest całkowite przeniesienie ryzyka na innych. Należy podzielić się ciężarem zarządzania ryzykiem.
W tym miejscu z pomocą przychodzi kierownik projektu (PM). Nadzieja na najlepsze nie wystarczy. Zadaniem premiera jest analiza ryzyka zanim zacznie działać pierwsza łopata. Konieczne jest zgromadzenie wykonawcy i klienta w jednym pomieszczeniu. Rozpoznaj zagrożenia. Osiągnij wzajemne porozumienie co do dokładnego podziału odpowiedzialności za te ryzyka. Jeśli nie zrobisz tego wcześniej, przygotujesz grunt pod pozew w przyszłości.
Zmniejszanie ryzyka podczas budowy
Po rozpoczęciu budowy faza analizy zostaje zakończona. Rozpoczyna się akcja.
Należy ograniczyć ryzyko. Jak? Poprzez staranny dobór materiałów i wyposażenia. Tania siding winylowy może dzisiaj zaoszczędzić pieniądze, ale jeśli pęknie pod ciśnieniem, zapłacisz za to jutro. Wybierz materiały, które odpowiadają warunkom miejsca, które określiłeś wcześniej. Uważnie monitoruj wykonywaną pracę.
Nie przechodź obok ekipy zajmującej się płytami gipsowo-kartonowymi podczas sprawdzania telefonu. Patrzeć. Czy pokrycie jest na poziomie? Czy przestrzegają uzgodnionych protokołów bezpieczeństwa? Jeśli coś nie wydaje Ci się właściwe, przestań pracować. Napraw problem.
„Istnieje wiele czynników, które stwarzają potencjalne ryzyko… klienci zaczęli rozprzestrzeniać to ryzyko, wymagając od wykonawcy poniesienia przynajmniej częściowej odpowiedzialności.”
Tu nie chodzi o mikrozarządzanie. Chodzi o nadzór. Pełnisz rolę bufora pomiędzy planem a rzeczywistością placu budowy. Proaktywne zarządzanie ryzykiem chroni nie tylko budżet. Chronisz swoją reputację. A w tej branży tylko Twoja reputacja nie traci na wartości z biegiem czasu.
Praca trwa. Ryzyko się zmienia. Pojawiają się nowe problemy. Dostosowujesz się. Zmniejszasz ryzyko. Idziesz dalej do przodu.
