Ви можете подумати, що громіздкі та галасливі факсимільні апарати вже пішли у минуле. Ми живемо у світі хмарних сховищ та цифрових підписів. Але деякі галузі відмовляються від них відмовлятися. Юридичні контракти. Медична інформація. PR. У цих галузях факсимільний зв’язок це не просто метод. Це вимога.
Гарна новина? Для надсилання більше не потрібен фізичний апарат. Настільні факсимільні послуги замінили обладнання програмним забезпеченням. Надсилайте та отримуйте факси безпосередньо з комп’ютера. Жодних застрягань паперу. Тонер не працює. Виділена телефонна лінія не повинна займати місце на столі.
Інтернет-факс. Це керований сервіс, який стирає межу між аналоговим мовленням та цифровою зручністю. Замість купівлі модемів та серверів, замовте послугу у стороннього провайдера. Вони займаються конвертацією. Ваше завдання – забезпечити доставку.
Зміст
Три елементи інтернет-факсу
Для початку роботи з інтернет-факсом вам знадобиться лише кілька речей. На відміну від минулого, спеціальне обладнання не потрібне. Все, що вам потрібно:
- Комп’ютер із поштовою програмою (або мобільний пристрій).
- Інтернет-з’єднання.
- Реєстрація у сервісі інтернет-факсу.
Ось і все. Нема факс-модему. Немає лінії T1. Тільки стандартні параметри електронної пошти.
Надсилання факсу електронною поштою
Процес напрочуд простий. Сервіс перетворює електронні листи на факси, тому вам потрібно просто розглядати номер одержувача факсу як контакт для електронного листа.
- Відкрийте свою програму.
- Створіть нове повідомлення.
- Вкажіть номер факсу одержувача (як правило, у вигляді адреси електронної пошти або у форматі [email protected]).
– Прикріпіть ваші документи.
Стандартні формати, що підтримуються: файли Microsoft Word, PDF та відскановані зображення. Будь-який файл, який можна прикріпити до електронного листа, можна надіслати факсом.
Отримання факсів на комп’ютер
Процес прийому працює у зворотному порядку. Віддалені відправники використовують традиційні факсимільні апарати. Вони зателефонують на наданий номер.
Цей процес виглядає так:
- Провайдери послуг інтернет-факсу надають власні номери факсів (безкоштовні або місцеві).
- Відправник вибирає номер та натискає «Надіслати».
- Провайдер послуг приймає аналогові сигнали.
- Сервіс перетворює дані факсу на цифрові файли.
- Провайдер відправляє електронний лист із вкладенням у вашу поштову скриньку.
Ви відкриваєте електронну пошту. Читаєте факс. Ось і все.
Факс з мобільного телефону
Єдина програма, яка вам потрібна, – це електронна пошта, тому вам не потрібно сидіти за столом. Якщо ви можете надсилати листи з портативного пристрою, ви можете надіслати факс. Це включає смартфони та КПК. Технологія не має значення, де ви перебуваєте, головне, щоб у вас було підключення до даних.
Ви можете перетворити практично будь-який КПК на портативний факс-апарат, включаючи BlackBerry, Treo, PocketPC та Palm. У галузі це називається “мобільний факс”. Не магія. Це просто електронна пошта із додатковими кроками.
Для цього мають відбутися три речі. По-перше, вам потрібно активне підключення до Інтернету. По-друге, ваш пристрій повинен мати можливість надсилати та отримувати електронну пошту. По-третє, потрібно підписатися на послугу інтернет-факсимільного зв’язку. Ось і все.
Підключення вашого пристрою
В минулому підключення мобільних пристроїв до мережі було складним. Тепер це звичайна справа. Існує кілька способів підключення КПК.
Деякі старі моделі все ще мають традиційні модеми. Підключайтеся до телефонної лінії або мобільного телефону для dial-up підключення. Це дуже повільно. Це застаріла технологія. Але вона корисна, якщо ви застрягли у віддаленій хатині, де є лише стаціонарна лінія.
Більшість КПК синхронізуються із настільним комп’ютером. Підключіть пристрій док-станцією. Ви можете використовувати док-станцію або пряме підключення USB. Якщо ваш комп’ютер підключено до мережі, то ваш КПК також підключений. Це найпоширеніший метод підключення, який використовують користувачі. Це не зовсім “мобільно”, але це дозволяє вашому пристрою завжди бути готовим до роботи.
Пристрої високого класу використовують стільникові мережі. Вони підключаються через бездротову широкосмугову мережу (WAN), що обслуговується операторами зв’язку. Платіть за передачу даних. Надсилайте факси з кав’ярні.
Нові моделі мають карти Wi-Fi. Вони підключаються до бездротової локальної мережі (LAN). Ви прибуваєте до аеропорту. Ви знаходите точку доступу. Ви виходите у мережу. Це той самий досвід, що й при використанні ноутбука.
Після підключення процес такий самий, як і при надсиланні факсу з настільного комп’ютера. Вам не потрібно змінювати звички. Вам просто потрібне правильне програмне забезпечення.
Головна перевага: відправка факсу печаткою
Навіщо це робити? Швидкість, звісно. Але головна перевага — відправка факсу печаткою.
Ви знаходитесь в готелі. Мені потрібно надіслати файл клієнту. Я не маю принтера. Факс-апарат готелю немає драйверів. У мене є КПК та сигнал стільникового зв’язку.
Ось як вирішується ця проблема.
- Візьміть документ на КПК.
- Надішліть електронного листа собі або безпосередньо на факс-номер одержувача.
- Служби інтернет-факсимільного зв’язку перетворять електронні листи на факсимільні передачі.
– Місцевий факс-апарат роздруковує його.
Це триватиме кілька секунд. Немає потреби у великих мобільних принтерах. Немає необхідності встановлювати будь-які драйвери. Вам не потрібно гадати, які порти використовує ваш пристрій. Просто надішліть електронного листа. Решту зробить служба.
Ця функція змінить ваш робочий процес. Менеджери з продажу, які ніколи не бачать офісу, можуть укладати угоди на ходу. Консультантам більше не потрібно носити із собою фізичний факс-апарат для підписання контрактів. Це – свобода. Це також чит-код для застарілих систем зв’язку.
Традиційні факс-апарати тверді. Їм потрібний папір. Вони потребують близькості. Інтернет-факсимільний зв’язок усуває ці обмеження.
Чому варто перейти з традиційного факсу?
Якщо ви ніколи не пробували інтернет-факс, ви можете поставити запитання, навіщо вам переходити. Причина практична.
- Вартість. Вам більше не потрібно платити за міжміські телефонні дзвінки за відправлення факсів. Ви сплачуєте фіксовану щомісячну плату за послугу.
- Надійність. Ви не пропускаєте факси, коли подорожуєте. Вони надходять на вашу електронну пошту. Ви можете прочитати їх у будь-якому місці.
- Інтеграція. Ваш факс знаходиться у вашій поштовій скриньці. Його можна архівувати, шукати та пересилати як будь-який інший документ.
Ця технологія не нова. Новим є її використання.
Люди втомилися тягати із собою важкі машини. Вони втомилися чекати на «писк», що підтверджує відправку. Вони хочуть, щоб їхні інструменти працювали навіть тоді, коли вони не перебувають за своїм робочим столом.
Мобільний факс забезпечує це. Перетворіть свій кишеньковий комп’ютер на комунікаційний центр.
Чому перехід на інтернет-факс насправді може заощадити ваші гроші
Якщо ви все ще використовуєте традиційний факс-апарат, підключений до мідної телефонної лінії, ви можете витрачати гроші на оплату міжміських з’єднань. Якщо ви надсилаєте факс за межі своєї зони покриття, це завжди вважається дзвінком. Ви платите за час з’єднання, шум, перешкоди та відходи.
Інтернет-факс повністю відмовляється від дротів. Уникайте витрат на обладнання, телефонні лінії та оплату за сторінку. Натомість ви платите невелику разову плату за налаштування, а потім фіксовану щомісячну плату. Ця плата зазвичай залежить від максимальної кількості факсів, які ви плануєте надсилати. Це очікувано. Має свої межі. Ви точно знаєте, які будуть накладні витрати, ще до початку місяця.
Вам не потрібно купувати, встановлювати чи обслуговувати фізичний факс-апарат. Вам не потрібно наймати ІТ-фахівців для закупівлі картриджів з тонером або усунення застрягань паперу. Обладнання – це чужа проблема.
Надсилання факсу через існуючу електронну пошту
Сучасні з’єднання інтернет-факсу часто непомітні. Нове програмне забезпечення не потрібне. Вам не потрібно вивчати складну систему цифрового архівування. Більшість сервісів інтегруються безпосередньо з поштовими програмами, які співробітники використовують щодня.
Введіть адресу факсу у вашій поштовій програмі. Прикріпіть файл. Натисніть «Надіслати». Він доставляється одержувачеві як факс.
Робочий процес імітує звичайну електронну пошту, тому навчання не потрібне. Співробітникам не потрібно розуміти протоколи керування передачею чи принципи модуляції сигналу. Їм потрібно лише знати, як надіслати електронного листа. Це знижує тертя. Процес стає швидшим. Він усуває бар’єр для тих, хто ненавидить відправлення факсів.
Переваги в галузі інформаційної безпеки та конфіденційності
Традиційні факси відомі випадками витоку даних. Паперові факси лежать на лотку виходу. Вони там чекають. Будь-який, хто проходить повз, може їх взяти. Неважливо, були вони відправлені вам чи вашому конкуренту. Вони просто лежать там, уразливі для чужих поглядів, поки хтось їх не забере.
Інтернет-факс усуває цю фізичну вразливість. Він надсилається безпосередньо до облікового запису електронної пошти одержувача. Вони шифруються під час передачі. Вони зберігаються в цифровому вигляді доти, доки не будуть відкриті передбачуваним одержувачем. Загалом офісі на столі не залишається паперового сліду. Немає випадкового доступу для адміністративних помічників, відвідувачів чи недбалих колег.
Заощаджуйте гроші на обладнанні. Заощаджуйте гроші на ІТ-підтримці. Заощаджуйте час на навчанні.
Практичні переваги цифровізації
Крім економії та безпеки, існує абсолютна зручність більше ніколи не мати справу з факс-апаратом. Згадайте останній раз, коли ви намагалися надіслати факс. Закінчився тонер? Лінія була зайнята? Машина зам’яла папір?
Інтернет-факс легко вирішує ці проблеми. Немає змінних картриджів із тонером. Немає сигналу зайнятості, на який слід чекати. Немає кодів “помилки машини”, які потрібно розшифровувати.
Ви більше не втратите свій факс у стопці документів. Цифрові факси доступні для пошуку. Вони мають тимчасову мітку. Вони зберігаються у вашій поштовій скриньці для майбутнього використання. Вони ніколи не вицвітають. Немає плям від кави. Їх випадково не викидають у сміття.
Додаткові функції та інструменти
Більшість сервісів інтернет-факсу пропонують веб-інтерфейс чи портал. Це дозволяє вам керувати своїм обліковим записом, переглядати надіслані та отримані документи, а також налаштовувати розширені параметри. ви
